Étude de cas : Optimax accroît son efficacité avec VizCo

Pierre Dauphinais, ing. jr., Louis-Félix Bergeron

2009-06-15

En utilisant des Catalogues interactifs VizCo, le distributeur de portes et fenêtres Optimax accélère son processus de soumission et augmente ses ventes.

Situé à Longueuil, en Montérégie, Optimax est une entreprise familiale qui se spécialise dans la vente et l'installation de produits de fenestration, de portes extérieures et de portes de garage. En affaires depuis plus de 10 ans, leur mission d'entreprise est de vendre des produits à haut rendement énergétique certifiés Energy star. Optimax distribue plusieurs marques de produits dont Fene-Tech, North Star et Martin Portes et Fenêtres.

L’entreprise n’hésite pas à recourir aux technologies de l’information pour mieux se faire connaître et mieux servir ses clients. Ainsi, Optimax a choisi d’investir dans la publicité sur le web afin de rejoindre sa clientèle. En effet, Optimax s’est assuré une excellente visibilité sur le web en s’assurant d’être solidement référencé dans les principaux moteurs de recherche pour les produits relatifs au marché des portes et fenêtres. Denis Bourdage, président, confirme que cette initiative a eu un impact immédiat sur son volume de soumission. « Une bonne partie de nos nouveaux clients proviennent de la publicité faite sur Google! »

Par ailleurs, Denis Bourdage a découvert un logiciel de soumission performant en utilisant le catalogue interactif VizCo fourni par le manufacturier de portes et fenêtres Fene-Tech. Étonné par la simplicité d’utilisation et par l’efficacité de ce logiciel de soumission, il a contacté Trikeb pour voir comment mieux exploiter les avantages de cet outil.

	« Notre logiciel de soumission VizCo nous rend beaucoup plus efficaces, nous permet de répondre à la demande croissante et contribue à l’augmentation de notre chiffre d’affaires. »   Denis Bourdage, président

Les besoins

Gérer l’ensemble des catalogues de ses fournisseurs dans un même logiciel

L’efficacité du catalogue Logy-Tech de Fene-tech a impressionné Optimax au point que cette entreprise a souhaité voir l’ensemble de ses catalogues dans un seul logiciel. Même si certains fournisseurs offrent leur logiciel ou leur catalogue interactif, Optimax a voulu qu’ils soient tous incorporés à son logiciel VizCo. À terme, Optimax voudrait voir dans son logiciel tous les catalogues dont il a besoin, même ceux actuellement disponibles en version papier uniquement.

Accélérer le processus de soumission-commande

Pour augmenter ses ventes, Optimax veut fournir de meilleurs outils à ses représentants afin de traiter plus rapidement les soumissions et les commandes. Optimax souhaite également encadrer la cueillette de données des vendeurs afin que l’information de la soumission soit juste, complète et uniforme dès le départ.

Les solutions

Approfondir l’utilisation du logiciel de soumission avec l’approche multi-catalogue

Optimax connaissait déjà les avantages de VizCo avec le catalogue Logy-Tech. Mais Trikeb a proposé à Optimax de combiner l’ensemble de ses catalogues actuels et à venir dans le logiciel de soumission de la suite VizCo, de façon à pouvoir construire des soumissions et des commandes à partir de plusieurs catalogues de fournisseurs différents. VizCo deviendrait donc la porte d’entrée de tout le processus de soumission-commande.

Configurer des Catalogues Interactifs VizCo

Pour enrichir l’offre de son logiciel VizCo, Optimax a choisi de faire configurer plusieurs catalogues, dont celui de ses propres services de distribution. Conscient du potentiel de ces catalogues, Optimax a opté pour faire configurer un Catalogue interactif VizCo d’un fournisseur dont il utilise déjà le logiciel de commande.

Les actions

Optimax a d’abord augmenté l’offre de son logiciel en y faisant ajouter le catalogue de produits d’un fournisseur ontarien. Même si ce fournisseur offre déjà un logiciel permettant de commander ses produits, Optimax a préféré faire configurer un catalogue de produits de ce fournisseur afin de pouvoir offrir ces produits à même ses outils VizCo.

Pour compléter son offre de base, Optimax a ensuite fait configurer quelques uns de ses propres services de distribution, comme l’installation, afin que la gamme de produits inclus dans le logiciel couvre tous les besoins fréquents pour les ventes. Ainsi, dès la soumission, les représentants peuvent compléter la vente d’une porte ou d’une fenêtre en y greffant les services d’installation requis et en amorçant la planification des travaux à faire.

Le logiciel de soumission a été installé sur l’ensemble des ordinateurs utilisés par Optimax de façon à ce que chacun puisse entrer des soumissions, que ce soit la réceptionniste, les représentants ou les cadres. En effet, puisque les Catalogues interactifs ne permettent que des combinaisons d’options 100% fabricables, l’utilisateur du catalogue n’a plus besoin d’une longue formation sur les produits offerts pour s’assurer de produire une soumission ou une commande cohérente et respectant les possibilités des produits et les capacités de fabrication des fournisseurs. La formation se limite à l’utilisation d’un seul logiciel pour tous les produits. Il devient donc possible pour un plus grand nombre d’intervenants de produire des soumissions.

Fort des possibilités que VizCo met à sa disposition, Optimax planifie maintenant d’incorporer progressivement les catalogues d’autres fournisseurs, soit en demandant à ceux-ci de lui fournir un Catalogue interactif VizCo de leurs produits, soit en faisant configurer ces catalogues selon ses propres besoins. Dans ce contexte, les fournisseurs ayant déjà un Catalogue interactif VizCo ou planifiant d’en configurer un à court terme auront certainement une longueur d’avance auprès de distributeurs aussi efficaces qu’Optimax.

Les avantages

Pour les clients

• Les clients obtiennent rapidement une réponse à leur demande de soumission.
• Les informations sont claires et bien présentées.
• Les illustrations précises fournies sur les soumissions et les commandes donnent une idée juste du produit et évitent bien des malentendus.

Pour les ventes

• Les représentants peuvent se déplacer chez les clients et produire dès la première rencontre une soumission précise et professionnelle à l’aide d’une imprimante portative.
• La flexibilité du processus de vente permet de répondre rapidement à un grand nombre de demandes de soumission et augmente ainsi les opportunités de vente.

Pour Optimax

• Le logiciel de soumission multi-catalogue permet à Optimax de s’adapter aux besoins des clients en offrant une gamme de produits variés provenant de plusieurs fournisseurs.
• L’efficacité du logiciel a contribué à l’augmentation du chiffre d’affaires d’Optimax, malgré la conjoncture économique, le ralentissement de la construction anticipé pour l’année 2009 et une baisse d’effectifs de la force de vente de l’entreprise.

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