Treize trucs pour schématiser efficacement un produit
La construction d’un Catalogue Interactif passe d’abord par une étape de description schématique des produits à inclure au Catalogue. Voyez comment vous pouvez rendre ce processus efficace.
Vous voulez construire un Catalogue Interactif de vos produits. Pour représenter vos produits informatiquement dans ce Catalogue, vous devez d’abord les analyser pour établir une sorte de carte de leurs caractéristiques, des options disponibles ainsi que des interrelations entre les diverses informations sur vos produits. C’est ce qu’on appelle la schématisation de produits. Voici dix trucs pour rendre cette opération plus efficace.
1. Pensez à un plan
Un schéma de produit peut se comparer à un plan de maison. Plus le plan est détaillé et clair, plus il sera facile de construire la maison et moins de place sera laissée à l’improvisation. La construction devrait également comporter moins d’erreurs ou de problèmes si le plan prévoit tous les travaux à faire à partir d’informations exactes et validées. De même, si le schéma de produit est bien conçu, la configuration d’un produit dans le Catalogue Interactif engendrera moins de délais et de dépassement de coûts.
2. Centralisez vos informations
Un des objectifs de la schématisation est de centraliser les connaissances d’ingénierie de l’entreprise dans une même base de données. Il est donc important de faire intervenir toutes les personnes qui connaissent les produits (opérateurs, ouvriers, représentants, ingénieurs, etc.) pour valider le schéma. Ainsi, le schéma reflétera un portrait complet issu de plusieurs points de vue.
3. Faites de votre schéma une référence
Le schéma d’un produit devrait dicter comment configurer un produit dans le Catalogue Interactif. En effet, puisque le schéma rassemble toutes les connaissances sur un produit et qu’il est construit avec la collaboration de plusieurs intervenants, le schéma constitue la pierre angulaire de votre Catalogue. Tout changement ou correction à apporter dans un produit devrait d’abord passer par le schéma, de façon à ce que le Catalogue reste une transposition informatique de ce schéma. Le schéma devrait être consigné avec les autres documents importants de l’entreprise.
4. Soyez logique et cohérent
Clarifiez les liens logiques entre les différentes caractéristiques de vos produits (par exemple, les choix de couleurs possibles en fonction des matériaux disponibles). Assurez-vous de bien définir les liens de cause à effet entre les diverses questions à poser sur vos produits. Si les relations de dépendance et les conditions entre ces caractéristiques s’avèrent compliquées et difficiles à conceptualiser en schématisation, elles seront coûteuses, incommodes et probablement inefficaces dans la configuration de votre Catalogue Interactif.
5. Investissez là où ça compte
En suivant la Loi de Pareto (ou 80-20), planifiez que 80% de vos produits nécessiteront 20% de vos efforts de schématisation. Pour les 20% de produits restants, voyez comment vous pouvez réduire les 80% d’efforts anticipés. Mesurez bien la pertinence et la rentabilité des options possibles pour ces produits. Restez vigilant face à ce qui peut embourber la schématisation (comme de longues discussions sur ce qui est faisable ou souhaitable dans un produit). Les produits plus complexes ou moins bien définis peuvent être schématisés et configurés dans une phase ultérieure du projet, après un premier déploiement de votre Catalogue Interactif.
6. Rendez vos produits plus payants
Un des buts de la schématisation et de la configuration d’un Catalogue Interactif est de mettre un prix sur chaque composante d’un produit. Pendant la schématisation, gardez en tête que la plupart des caractéristiques d’un produit ont un prix. Bien entendu, la schématisation peut comporter des options incluses dans le prix de base du produit. Misez toutefois sur la simplicité de ces caractéristiques afin de rendre leur coût de production et de configuration aussi bas que leur prix.
7. Priorisez votre production fréquente
Schématisez ce qui représente 90% de votre production annuelle. Mettez les 10% plus rares dans des portes de sortie (comme des descriptions à ajouter manuellement lors d’une soumission ou d’une commande) de façon à éviter d’investir beaucoup de temps de schématisation et de configuration du Catalogue Interactif dans ce qui ne rapporte pas suffisamment pour justifier cet investissement. Profitez également de cet exercice pour faire le ménage de vos produits, de façon à mettre en valeur vos produits principaux et réduire les particularités coûteuses, rares et encombrantes.
8. Évitez les redondances
Un schéma efficace réussit à condenser l’ensemble des caractéristiques d’un produit dans un nombre limité de questions. Puisqu’un Catalogue Interactif vise à simplifier la présentation des options des produits et à faciliter la saisie de commande, la schématisation doit éviter de se perdre dans les détails et les questions redondantes ou pointilleuses. Le niveau de précision du schéma ne devrait pas dépasser ce qui est requis pour une soumission ou une commande.
9. Assurez-vous d’être clair et compris
Puisqu’un grand nombre d’intervenants peut être appelé à consulter, à utiliser et à valider le schéma de vos produits, portez une attention soutenue à sa lisibilité et à l’accessibilité des concepts et des termes employés. Bien que le schéma reste une représentation abstraite d’un produit, il doit est conçu en gardant à l’esprit que plusieurs personnes doivent pouvoir le comprendre malgré un niveau de connaissance varié du produit. Cette lisibilité est d’autant plus nécessaire lorsque la construction du Catalogue Interactif est confiée à d’autres personnes que celles qui ont préparé le schéma de produit.
10. Orientez les choix de vos clients
Spécifiez dans votre schéma les options que vous désirez mettre à l’avant-plan dans vos produits. Ces options pourront être présentées par défaut dans votre Catalogue Interactif, de façon à ce qu’elles soient vues en premier pendant la soumission ou la commande. Vous pouvez également marquer les questions qui doivent attirer l’attention des clients de façon à les contraindre à choisir eux-mêmes les options qu’ils désirent. Ainsi, les décisions prises en connaissance de cause peuvent éviter de coûteux malentendus.
11. Progressez par cycles
Construisez vos schémas de produits par boucles d’amélioration plutôt qu’en cherchant à compléter chaque étape avant de passer à la suivante. Ainsi, commencez par schématiser la structure de base d’un premier produit, validez cette première ébauche dans l’entreprise, apportez les améliorations nécessaires, complétez les informations manquantes, revérifiez le schéma avec les autres intervenants de l’entreprise, corrigez ce qui doit l’être, poursuivez ce cycle si nécessaire et commencez le schéma du produit suivant. De même, débutez la configuration de votre Catalogue Interactif avec un premier schéma validé et complété, testez cette configuration avec les utilisateurs, apportez les correctifs pertinents, poursuivez le processus de validation et de correction tout en amorçant la configuration du produit suivant.
12. Visez la constance
Suivez le même style de schématisation pour tous vos produits à analyser. Établissez au préalable la nomenclature à utiliser de façon à être prévisible d’une question à l’autre et d’un produit à l’autre. Notez de la même manière le même type de caractéristique avec la même organisation des informations. Cette constance facilitera la compréhension et la cohérence du schéma tout en réduisant les risques d’erreurs.
13. Maintenez vos schémas à jour
Après la configuration, la maintenance de votre catalogue sera grandement facilitée si les schémas sont toujours gardés à jour. Le schéma ne devrait pas être un document temporaire servant uniquement à construire le Catalogue Interactif pour ensuite se retrouver oublié aux archives. Puisque toutes les connaissances d’un produit sont rassemblées dans un schéma, celui-ci devrait être révisé périodiquement, même après la configuration, afin de s’assurer qu’il comporte les informations les plus récentes sur un produit. De cette façon, le schéma continuera de guider les mises à jour et la maintenance du Catalogue Interactif.