Un catalogue interactif, dépense ou investissement?

Publié le par Louis-Félix Bergeron

Les logiciels sont trop souvent considérés comme un moindre mal coûteux, mais qu’en est-il vraiment? Comment se comparent leur coût et les économies qu’ils génèrent?

 

La plupart des logiciels sont perçus comme des dépenses par les entreprises manufacturières car ceux-ci sont intangibles et n’ont aucune valeur de revente, contrairement aux machines qui constituent un actif. Par contre, tout bon gestionnaire de projet sait que l’important ne tient pas seulement dans le coût de l’investissement mais aussi dans ce qu’il rapporte!

 

Si vous songez à faire l’acquisition d’un Catalogue Interactif ou d’un configurateur de produits, considérez les aspects suivants :

  • le prix du logiciel (licences et implantation);
  • la période de temps nécessaire au retour sur investissement;
  • le taux de rendement interne (TRI, le taux d’intérêt que vous obtiendrez pour l’emprunt);
  • les économies réalisées grâce au logiciel;
  • les revenus générés par le logiciel;
  • les pertes d’opportunités si vous ne procédez pas à l’acquisition du logiciel.

 

Diminuez vos coûts d’opération grâce au Catalogue Interactif VizCo

1. Diminuez les coûts reliés aux erreurs de prises de commandes

La première et la meilleure raison pour faire l’acquisition d’un catalogue interactif réside sans doute dans la réduction des erreurs de prise de commandes. En effet, pour les manufacturiers de produits « sur mesure », les risques d’erreur sont directement proportionnels au nombre de paramètres et au nombre d’options de leurs produits. Cette personnalisation de leurs produits – pouvant générer beaucoup de valeur ajoutée – peut aussi devenir une source de tracas en cas de problème de gestion.

Il existe une corrélation entre les coûts engendrés par une erreur et le moment de sa détection par le manufacturier. Le graphique ci-dessous illustre cette corrélation :

 

 Une erreur détectée lors de la conversion de la soumission en commande aura peu d’impact, sinon l’agacement du client.

Une erreur se manifestant à la mise en production demandera une modification de la planification des ressources et de l’ordonnancement des ordres de travail. Ce type d’erreur n’est pas catastrophique s’il reste isolé, mais ses conséquences peuvent être néfastes s’il se produit plusieurs fois sur une longue période de temps. On constate alors une redondance de la vérification de la planification. De façon pratique, les contremaîtres d’usine écopent et doivent corriger le tir.

Au niveau de la production, des systèmes de contrôle de qualité coûteux mais nécessaires parviennent généralement à déceler les erreurs pouvant se produire. Par contre, en analysant les causes de ces erreurs avec des techniques comme le diagramme de causes à effets (appelé aussi Ishikawa ou « Fishbone diagram », illustré ci-dessous), on constate trop souvent que c’est la qualité de l’information fournie en amont du système de production qui pose problème. Les erreurs se manifestant à ce niveau s’avèrent très coûteuses car elles impliquent un gaspillage de temps et de matières premières.

 

Diagramme de causes à effets

 

Ultimement, une erreur constatée chez le client est tout simplement catastrophique. En plus d’entraîner un gaspillage de matières premières, la production de la commande doit être reprise dans les délais les plus rapides, ce qui provoque un ré-ordonnancement de toute la production pouvant générer d’autres délais de livraison. Par dessus tout, la mauvaise perception du client constitue la conséquence la plus grave car celui-ci pourrait ne plus vouloir commander auprès de cette entreprise, parler de cette mésaventure à son réseau d’affaires et ainsi nuire à la réputation du manufacturier.

Il est donc primordial d’éliminer les erreurs à la source car plus leur détection est tardive, plus ces erreurs sont coûteuses. Le Catalogue Interactif VizCo peut contribuer de façon très importante à la réduction des erreurs et des pertes qu’elles engendrent en assurant une prise de commande conforme aux possibilités des produits et aux désirs des clients. De plus, l’information entrée lors de la prise de commande est directement transférable à la chaîne de production et évite ainsi les problèmes de transmission, de retranscription et d’interprétation.

 

2. Diminuez les coûts de formation des distributeurs

Les coûts de formation des distributeurs sont trop souvent sous-estimés. En effet, la plupart des entreprises investissent beaucoup pour se construire un réseau de distribution. Avec la croissance de ce réseau, les coûts de l’entretien qu’il nécessite augmentent également. Trois principaux facteurs influences les coûts de formation des distributeurs :

  • La complexité de votre gamme de produits : L’éventail de possibilités et d’options que proposent les produits « sur mesure » – appelés également produits paramétriques – doit être bien connu des distributeurs afin que ceux-ci s’assurent que les choix des clients correspondent à ce qui est possible de produire. Plus les produits sont complexes, plus la formation sur les combinaisons possibles d’options est longue et coûteuse.
  • La distance entre le manufacturier et ses distributeurs : Plus la distance est grande, plus les erreurs de commande sont coûteuses car elles impliquent des frais de transport importants. Une formation plus poussée des distributeurs peut contribuer à réduire ces erreurs, mais demande des investissements importants.
  • La barrière de la langue : Dans un contexte d’exportation, la formation doit être donnée dans plusieurs langues différentes. Le niveau de maîtrise des différentes langues du manufacturier et des distributeurs peut entraîner des malentendus, de la confusion… bref, des pertes de temps et d’argent.

Le Catalogue Interactif VizCo contribue à la réduction des coûts de ces trois facteurs. Il réduit d’abord les problèmes de connaissance de la complexité des produits en ne permettant que les combinaisons d’options possibles, ce qui évite au distributeur d’interpréter ces possibilités. Grâce aux règles d’activation des options et aux règles de validation des produits, il est impossible pour un distributeur de commander un produit incohérent, peu importe le niveau de connaissance du distributeur sur les produits du Catalogue. De plus, le Catalogue Interactif VizCo calcule les prix de tous ses produits et des options possibles, tout en tenant compte des escomptes et des devises. En centralisant et en organisant l’information sur les produits d’un manufacturier, le Catalogue Interactif VizCo réduit donc les besoins en formation des distributeurs et, de ce fait, les coûts liés à celle-ci et à la méconnaissance des produits.

Le Catalogue Interactif VizCo atténue également les effets de la distance géographique entre le manufacturier et ses distributeurs de multiples manières. D’abord, en ne permettant que les commandes de produits 100% fabricables, le Catalogue réduit l’impact des erreurs de production sur les coûts de transport. En plus de cet effet positif, le Catalogue limite également de façon significative les demandes de support des manufacturiers en gérant lui-même les relations entre les options et en ne permettant que des commandes logiques et claires. Peu importe où se trouvent les distributeurs, l’information de qualité circule avec la même efficacité.

Enfin, le Catalogue Interactif VizCo permet de saisir des commandes et de générer de rapports en plusieurs langues à partir des mêmes données de base. Les erreurs de commande en raison d’une mauvaise compréhension des informations sont donc grandement réduites. Le Catalogue atténue les interférences de communication entre différentes langues et facilite les exportations dans différents pays.

 

3. Diminuez les délais de mise en production

La mise en production de produits « sur mesure » nécessite une gestion complexe. En effet, les BOM (Bills Of Material) ou listes des composantes doivent être adaptés quotidiennement pour répondre aux besoins des commandes. Toute l’information du formulaire de commande doit alors être retranscrite dans le logiciel de gestion de production, quand celui-ci permet la gestion de recettes de production. Dans le pire des cas, tout doit être géré manuellement à l’aide de chiffrier comme Excel. Ceci entraîne des actions à faible valeur ajoutée qui viennent gonfler les coûts fixes de production et gruger sensiblement les marges bénéficiaires.

Un configurateur de produit permet de stocker et d’organiser toutes les données d’une commande dans une seule et même base de données et ce, dès la soumission. Couplé à un module MRP, le configurateur de produit permet de transférer automatiquement les informations pour les recettes de production lorsque la soumission est convertie en commande. Il automatise ainsi la mise à jour de BOM et des bons de travail (Work Orders). L’entrée de donnée ne se fait alors qu’à la commande et le logiciel se charge du traitement et du transfert de l’information à toutes les étapes de la production, éliminant ainsi les coûteuses tâches de retranscription et les risques d’erreurs qui y sont associés. Le personnel libéré de ces fonctions peut être redéployé vers des tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

4. Facilitez l’embauche de nouveau personnel à l’estimation

Les changements de personnel coûtent cher aux manufacturiers puisque le transfert des connaissances et de l’expérience des employés qui quittent un poste peut être difficile et long. La pénurie de main d’œuvre qualifiée qui s’annonce très prochainement n’arrange rien à l’affaire. En effet, l’exode imminent des baby-boomers vers la retraite (au tournant de 2011) entraînera la perte de bon nombre de techniciens chevronnés attitrés vers des postes d’estimation. Le savoir-faire de plusieurs entreprises manufacturières en souffrira.

L’implantation d’un configurateur de produit (moteur d’un catalogue interactif) permet de transposer et de standardiser toutes les connaissances bien enfouies dans les têtes des piliers des entreprises dans une base de données organisée. Cette base de données assure alors la pérennité et l’accès aux connaissances de l’entreprise, ce qui les rend moins vulnérables aux changements de personnel.

De plus, une fois le logiciel complété et testé, il devient facile d’enseigner ces connaissances aux nouveaux employés. Le nouvel estimateur possède alors un outil bien rodé qui peut le supporter dans l’apprentissage de sa nouvelle tâche. Ceci permet de réduire le nombre d’erreurs attribuables à l’inexpérience et permet aux nouveaux employés de devenir rentables plus rapidement.

 

5. Calculez des marges de profit précises grâce au prix de revient, même pour un produit sur mesure

Avec les variations du dollar canadien et des coûts des matières premières, il est plus crucial que jamais de calculer un prix de revient.

Souvent, les prix sont basés sur des tables de coûts qui n’ont évolué qu’en pourcentage au cours des années. Les entreprises qui font l’exercice de se convertir au prix de revient découvrent généralement de grandes surprises. Parfois, elles constatent que la marge de profit sur un produit a considérablement diminué avec les années et qu’il est plus rentable de cesser de le fabriquer.

Un configurateur facilite grandement la conversation au prix de revient pour les manufacturiers qui fabriquent des produits sur mesure. En effet, tous les paramètres, les options et saisie lors de la commande sont emmagasiner dans une base de donnée. À l’aide de ces informations et des règles de calcul de prix du manufacturier, il devient simple d’automatiser le prix de revient même pour un produit sur mesure. Évidemment, toutes ces informations peuvent être par la suite transférées à n’importe quel autre logiciel de comptabilité commun qui trop souvent n’offre pas de solution pour la fabrication de produits personnalisés.

 

En somme, le Catalogue Interactif VizCo contribue à la réduction des coûts d’opération d’une entreprise manufacturière à plusieurs niveaux. Les économies ainsi réalisées dépassent largement l’investissement que ces logiciels nécessitent. Dans un prochain article, nous verrons comment ce catalogue et ce configurateur peuvent également accroître les revenus d’un manufacturier.

 

Pierre Dauphinais, conseiller en lean manufacturing