La communication, un pilier négligé

Pour une entreprise, un projet de catalogue interactif constitue une excellente occasion d’améliorer ses produits, ses processus de fabrication, mais aussi son fonctionnement interne. Bien souvent, un tel projet révèle que plusieurs problèmes de l’entreprise pointent vers une même cause : la communication.

Quelques principes simples devraient d’abord guider toute communication :

• Recul et détachement de l’émetteur : Avant de communiquer, il convient de savoir ce qu’on veut vraiment dire. Qu’est-ce qui m’amène à vouloir communiquer une information? Au delà du bruit, des émotions, des circonstances, quel est l’élément principal à communiquer? Suis-je dans un état physique et mental propice pour cette communication?
• Simplicité et clarté du message : La communication n’est pas qu’un déchargement d’information. Il faut s’assurer que ce qui est à communiquer peut être compris par l’interlocuteur. Quel est l’objectif de cette communication? Quels sont les effets souhaités? Quelles sont les informations essentielles à partager et quelles sont celles qui n’ajoutent pas de valeur à la communication et qui ne font que la distraire ou l’embrouiller?
• Empathie et ouverture face au récepteur : L’interlocuteur doit être pris en compte dans la communication. Est-il disponible physiquement et mentalement à recevoir l’information? Quel est le meilleur lieu, le meilleur moment et le meilleur moyen pour transmettre l’information? Quelles sont les façons de communiquer les plus adéquates pour s’assurer de la réceptivité et de la meilleure réponse de l’interlocuteur?

Avec ces principes en tête, la communication est essentielle à toutes les étapes de conception et d’utilisation d’un catalogue interactif.

Il est d’abord essentiel de bien identifier les besoins, mais surtout de bien les communiquer. En général, plusieurs besoins sont déjà connus par plusieurs personnes, mais l’information n’est pas transmise à qui de droit ou n’a pas été notée adéquatement. Il devient alors important de consulter l’ensemble du personnel touché par le projet afin de recueillir l’information sur les différents besoins. Cette consultation encourage la participation du personnel et permet de récolter davantage d’information pertinente.

Tout au long du processus de conception du catalogue, la communication doit se poursuivre entre les développeurs et les utilisateurs, afin de valider la compréhension des besoins et les solutions proposées. Cet échange valorise la collaboration des utilisateurs et les amène à prendre conscience des étapes de développement, des contraintes, de la complexité de certaines de leurs demandes. Il permet également de faire connaître le travail des développeurs et d’ajuster les attentes en fonction de ce qui est possible de faire dans les délais souhaités.

Une fois le catalogue utilisé couramment par le personnel, les ajustements se basent toujours sur la communication, que ce soit pour identifier des corrections ou des changements à faire ou pour valider les mises à jour. En somme, à toutes les étapes du cycle de vie d’un catalogue interactif, la communication joue un rôle fondamental.

Bien sûr, les habiletés de communication diffèrent d’une personne à l’autre. Que ce soit pour exposer un problème, expliquer une solution ou filtrer les informations qui ne contribuent pas à la compréhension, communiquer demande une attention qu’on souhaiterait largement disponible pour tous.  À défaut de voir bientôt une distribution gratuite de talent et de sensibilité à autrui, il appartient à chacun de jouer un rôle positif pour assurer une communication constructive et efficace.