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Quelques trucs pour plus de rapidité

juin 9th, 2016 by Louis-Félix Bergeron

De temps à autre, le soutien technique VizCo répond à des demandes d’aide touchant les performances et la vitesse du logiciel et du poste en général. Voici quelques astuces pour vous aider à profiter au maximum des capacités de votre appareil.

 

Fermez et ouvrez votre logiciel

Pour gérer les soumissions, les commandes, les fiches clients, les commandes de production, la facturation, la livraison, etc., VizCo utilise un grand volume de données. Si la circulation constante de ces données arrive à saturer la mémoire et à ralentir le poste, fermez puis ouvrez le logiciel, tout simplement. Cette remise à neuf rafraichira les performances de VizCo.

 

Éteignez ou redémarrez votre poste

Certains utilisateurs laissent leur ordinateur constamment allumé et leurs logiciels toujours ouverts. Cette habitude peut avoir l’avantage d’éviter les délais de la période de démarrage. Par contre, en restant allumé, l’appareil accumule en mémoire des reliquats (ou des « miettes ») des logiciels ouverts et fermés, ce qui finit par alourdir graduellement la vitesse du poste. Rafraichissez-lui les idées en l’éteignant ou en le redémarrant périodiquement. De cette façon, la mémoire sera purgée et le poste retrouvera une certaine vigueur. De plus, le redémarrage permet à l’ordinateur d’installer et d’appliquer les mises à jour à faire au système.

 

N’ouvrez simultanément que ce qui est nécessaire

Avec des logiciels disponibles de plus en plus nombreux, il est facile d’en ouvrir plusieurs, surtout sur des ordinateurs de plus en plus rapides. Cependant, chaque logiciel ouvert requiert une certaine portion de la mémoire d’utilisation. Le même constat s’applique à la bande passante Internet disponible. Si plusieurs logiciels utilisent le réseau ou la mémoire simultanément, la vitesse d’exécution de chaque logiciel s’en trouve donc réduite. Il vaut mieux résister à la tentation des fenêtres multiples et ne garder ouvert que ce qui est nécessaire au travail afin de s’assurer d’une plus grande portion de mémoire disponible.

 

N’installez que les logiciels utiles et désirés

La taille croissante des disques durs ouvre la porte au téléchargement et à l’installation d’une foule de fichiers. On peut s’imaginer un disque dur comme une bibliothèque. Il est beaucoup plus simple et rapide de trouver un livre dans une petite bibliothèque que dans une grande. Le même principe peut s’appliquer au disque dur. Plus il se remplit de fichiers, plus l’accès aux fichiers ralentit. Pour un seul fichier, la différence est à peine perceptible. Mais comme un logiciel recourt à un grand nombre de fichiers, ce délai supplémentaire se multiplie jusqu’à générer de longues secondes ou minutes d’attente. Donnez une chance à votre ordinateur en le libérant de bagages encombrants qui le ralentissent.

 

Surveillez les logiciels qui démarrent automatiquement

Lors de leur installation, certains logiciels proposent l’option de démarrage automatique à l’ouverture du poste. Bien que cette option peut accélérer l’utilisation de ces applications, la multiplication des démarrages automatiques finit par ralentir la mise en route du poste et peut surcharger la mémoire inutilement. Avez-vous réellement besoin de tout ce qui s’ouvre chaque fois que vous allumez votre poste? Vérifiez quels sont les logiciels qui démarrent automatiquement sur votre poste et évaluez si vous pouvez en réduire le nombre.

 

Remplacez votre disque dur mécanique (HDD) par un disque dur électronique (SSD)

Vous avez fait le ménage de vos logiciels et de vos fichiers? Vous souhaitez améliorer davantage les performances de votre poste? Vous disposez des ressources techniques nécessaires et budgétaires pour modifier votre ordinateur? Vous pourriez alors remplacer votre disque dur conventionnel par un disque dur électronique (SSD). L’avantage de ces derniers est leur très grande vitesse d’accès aux données. Cet avantage se révèle particulièrement intéressant au démarrage de l’ordinateur, à l’ouverture de gros fichiers ou de logiciels lourds ou encore en période d’accès fréquents et répétés au disque dur (par exemple, sur un serveur sollicité par plusieurs utilisateurs). Par contre, les SSD coûtent beaucoup plus chers que les disques durs conventionnels. De plus, les capacités totales de mémoire sont généralement moins grandes sur les SSD que sur les disques durs mécaniques.

 

Avec ces astuces, vous pourrez observer de meilleures performances de VizCo et de votre ordinateur.

Centralisez vos opérations avec VizCo

mars 1st, 2016 by Louis-Félix Bergeron

Dans votre industrie, la concurrence ne laisse pas de répit. Certains se démarquent par des produits moins chers, d’autres font leur marque de commerce dans la qualité du service ou la personnalisation. VizCo peut vous donner une longueur d’avance en centralisant vos opérations en un seul logiciel.

D’abord, l’approche multi-catalogue de VizCo vous permet de présenter à vos clients les produits de plusieurs fournisseurs en un seul logiciel. Plus besoin de recourir à des logiciels spécifiques par fournisseur et de retranscrire des données de l’un à l’autre. Tous vos catalogues peuvent se trouver dans une seule application.

Ensuite, vous pouvez envoyer vos commandes à vos fournisseurs grâce au service VBOX. Les commandes sont ainsi transférées chez vos fournisseurs sans délai. Ceux-ci accèdent aux commandes reçus directement par VizCo et peuvent lancer en production vos produits en quelques secondes. Vos fournisseurs et vous-même gagnez ainsi un temps précieux.

Chez les manufacturiers, VizCo gère toutes les étapes de production et tous les besoins de gestion de matériel, que ce soit les recettes de production, la tenue d’inventaire ou la génération de bons d’achats. Le suivi des opérations de production permet de connaître l’état d’avancement de fabrication des produits. La planification des livraisons se fait en un tourne-main grâce un calendrier dynamique.

Les fonctionnalités de facturation offrent la possibilité de tout gérer dans VizCo ou de transférer vos informations dans votre logiciel comptable.

Enfin, tout besoin de service après vente (SAV) peut être traité dans VizCo en vous référant à la commande d’origine, aux produits livrés et aux composantes utilisées. Le document de SAV vous permet d’assigner des tâches à des équipes de service et d’assurer le suivi.

L’utilisation de VizCo sur des tablettes Windows vous procure une mobilité et une flexibilité qui vous placent à l’avant-garde de votre industrie. De plus, vous réduisez vos coûts en éliminant des sources d’erreurs et de délais tout en maximisant ce que peuvent vous donner vos ressources humaines et matérielles.

Prenez les commandes avec VizCo!

À quels produits VizCo convient-il?

janvier 25th, 2016 by Louis-Félix Bergeron

Lorsqu’une entreprise cherche un logiciel de vente ou de production, le premier réflexe amène à cibler des logiciels spécialisés pour des produits  ou des besoins spécifiques. Par exemple, un manufacturier de portes et fenêtres peut orienter ses recherches vers les « logiciels de portes et fenêtres ».

 

Bien que les logiciels spécialisés offrent des solutions poussées pour les produits visés, ils se montrent parfois trop rigides ou incomplets lorsque la gamme de produits de l’entreprise surpasse ce qui est programmé. Il devient alors difficile d’inclure tous les produits proposés dans une seule solution.

 

L’une des forces de VizCo tient de sa polyvalence. Il ne s’agit pas d’un logiciel spécialisé pour un produit, mais plutôt d’un contenant pouvant offrir plusieurs catalogues simultanés d’une grande variété de produits sur mesure. Que ce soit des portes, des fenêtres, des bennes de camion, des balcons, des murs rideau, des étalages commerciaux, des produits de service, etc., VizCo répond aux besoins des manufacturiers et des distributeurs de tout produit personnalisé.

 

Pour une solution polyvalente, flexible et robuste, optez pour VizCo!

Sept astuces pour déployer rapidement un catalogue interactif

octobre 19th, 2015 by Louis-Félix Bergeron

Vous souhaitez offrir vos produits dans un catalogue interactif et vous voudriez qu’il soit prêt le plus tôt possible? Voici quelques astuces pour réduire les délais de déploiement. Ces astuces sont toutes basées sur le principe de Pareto ou règle des 80-20 : concentrez vos efforts sur les 20% des produits les plus fréquents et les plus profitables qui vous fourniront 80% des résultats visés. Une fois que ces 20% sont accomplis, refaites le calcul sur les 80% restants et identifiez les 20% des tâches à faire qui donneront 80% des résultats qui restent à obtenir et ainsi de suite.

 

  1. Choisissez vos batailles et organisez votre configuration par étape. Même si vous souhaitez que votre catalogue contienne tout dès maintenant, configurez d’abord les produits les plus vendus avec les options les plus courantes pour ensuite augmenter le catalogue avec les produits moins fréquents. Laisser des portes ouvertes pour les options moins fréquentes comme des questions comme « options autres » ou « notes diverses ». Ajoutez peu à peu les questions et les options précisant vos produits et réduisant le recours à ces questions générales. Établissez des priorités et concentrez vos ressources sur les tâches les plus prioritaires.
  2. Pensez en spiral. Configurez un premier produit, de la soumission-commande à la production-livraison, selon un modèle général sur lequel vous pourrez baser les produits suivants. Vos utilisateurs préféreront probablement voir rapidement une première version de catalogue plus modeste qui s’enrichit progressivement plutôt que d’attendre longtemps un catalogue plus ambitieux mais qui les laisse longtemps sans outil. Une première version rapide vous permet également de prendre le pouls des utilisateurs et de vous ajuster pendant les phases ultérieures de configuration du catalogue.
  3. Encadrez vos utilisateurs en leur rappelant la règle du 80-20. On peut prévoir qu’ils souhaiteront que tout fonctionne du premier coup. Ils essaieront sans doute de tester le catalogue avec des cas rares ou complexes qui ne leur donneront pas des résultats satisfaisants. Rappelez-leur que le catalogue est en constante progression et que les premières étapes visent à leur faire gagner du temps sur les produits les plus fréquents et les plus répétitifs. Avec l’évolution du catalogue, ils pourront y inclure des produits de plus en plus sophistiqués. Stimulez la motivation de vos utilisateurs à prendre possession du catalogue et à vous orienter sur les besoins les plus prioritaires selon la règle du 80-20. Ajustez vos priorités selon les rétroactions de vos utilisateurs.
  4. Testez les produits les plus familiers et les plus vendus. Si vous trouvez des erreurs ou si certains comportements du catalogue ne donnent pas les résultats anticipés, demandez-vous où se situent-ils dans les 80-20. Réglez les cas les plus fréquents et trouvez des compromis pour les cas plus complexes et rares. Après un premier déploiement, révisez la liste des problèmes à résoudre en la divisant à nouveau en 80-20 et poursuivez la configuration. Informez vos utilisateurs des améliorations qui sont faites au fur et à mesure des mises à jour.
  5. Établissez les coûtants les plus utilisés. Déterminez des règles générales pour vos frais de main d’œuvre et vos autres coûts plus difficilement quantifiables. L’objectif est d’obtenir rapidement un prix coûtant relativement juste qui sera précisé progressivement en révisant les coûtants généraux.
  6. Intégrez les règles de production les plus importantes. Prévoyez des portes ouvertes pour les règles plus rares. Veillez à ce que votre équipe de production obtienne des informations suffisantes pour accomplir leurs tâches, même si le format ou l’organisation ne sont pas parfaits. Demandez-leur comment vous pouvez améliorer la qualité et la présentation de l’information qui leur est acheminé.
  7. Gardez une vue d’ensemble du projet tout en le segmentant en étapes concrètes réalisables rapidement. Partagez votre vision et votre échéancier avec votre entreprise afin que vos utilisateurs accordent leurs attentes aux différentes phases du projet. Rappelez à votre équipe les objectifs à court et à long terme du projet. Maintenez la motivation avec des petites victoires successives plutôt qu’en visant uniquement le triomphe final.

 

Ces quelques astuces vous permettront de mener à bien votre projet de catalogue et d’éviter les écueils de la dispersion et de l’attente de résultats. Avec un projet d’aussi grande envergure, on apprécie davantage des avancées progressives et constantes à un dévoilement en fin de projet qui se fait attendre.

Outil de vente ou outil de production: que choisir?

octobre 5th, 2015 by Louis-Félix Bergeron

Vous voulez vous doter d’un logiciel qui soutiendra les activités de votre entreprise. Mais deux gammes de besoins semblent s’opposer.

D’un côté, votre équipe de vente souhaite un logiciel simple et clair, qui facilite les ventes et accélère la préparation de soumissions et de commandes. Le logiciel doit offrir une bonne image du produit et donner confiance au client.

D’un autre côté, votre équipe de production demande un logiciel précis et complet, capable d’établir la liste de matériel et la séquence de production permettant de fabriquer et de livrer le produit dans les meilleurs délais.

 

Pourquoi choisir? Avec un catalogue interactif VizCo, vous utilisez à la fois un outil de vente et de production.

Le catalogue présente d’abord vos produits avec des formulaires dynamiques qui guident les choix possibles et illustrent le produit. Ces formulaires donnent une description claire du produit et un prix exact. En quelques clics, vous construisez votre soumission ou votre commande.

Ensuite, les données de la commande sont directement liées à des règles de production qui établissent les quantités et les dimensions de matériaux à utiliser, les bons de travail et le calendrier des opérations.

Avec VizCo, vous combinez la clarté d’un logiciel de vente à la précision d’un logiciel de production.

Un catalogue interactif ambitieux ou minutieux?

juillet 16th, 2015 by Louis-Félix Bergeron

Dans un projet de catalogue interactif, vaut-il mieux se montrer ambitieux ou minutieux?

Pour un ambitieux, le catalogue devrait contenir tous les produits dès le départ. Il devrait également permettre la production de tous les produits dès le lancement du catalogue. L’ambitieux a parfois une vision assez bien définie du résultat final recherché et souhaite qu’aucun effort ne soit ménagé pour y parvenir le plus rapidement possible.

Le minutieux, pour sa part, a tendance à prendre le projet par portion. Il met l’emphase sur les détails et la précision. Lorsqu’un produit est presque validé, il demande si le cas de l’option X ou Y est également pris en compte. Pour le minutieux, la finition d’une portion du projet est parfois plus prioritaire que l’échéancier prévu.

Un catalogue interactif bénéficie des qualités de l’ambitieux comme du minutieux. Mais dans les deux cas, il faut savoir doser et se rappeler d’investir les efforts et les ressources là où le retour sur l’investissement est le plus intéressant.

VizCo renforce les liens entre les distributeurs et les manufacturiers

février 5th, 2015 by Louis-Félix Bergeron

Imaginons un distributeur de portes et fenêtres. Un client vient chez ce distributeurs et commande des fenêtres. Le distributeur inscrit la commande dans un chiffrer Excel ou peut-être dans logiciel spécifique. Le distributeur donne une copie imprimée de la commande au client, puis transmet cette commande par télécopieur au manufacturier. Celui-ci retranscrit la commande dans son logiciel de fabrication. Le manufacturier rappelle le distributeur pour demander des précisions, celui-ci rappelle le client pour obtenir plus d’informations. Après quelques allers-retours, la commande est produite, mais des erreurs de dimensions et de compréhension des options choisies forcent le manufacturier à recommencer certains articles. Cette histoire vous est familière?

Reprenons le scénario en y changeant quelques détails. Pour enregistrer la commande du client, le distributeur utilise le logiciel VizQuote et un catalogue interactif du manufacturier. Ce catalogue contient des règles d’ingénierie qui permettent de construire un produit avec précision et clarté, en fonction des options disponibles, tout en vérifiant la validité des choix dès la saisie des données. Le client sait déjà que le produit respectera les spécifications qu’il a fournies.

À la commande, le distributeur ajoute des produits d’installation de son propre catalogue interactif. Ici aussi, les informations requises sont entrées de façon précises et exactes.

Une fois que le client a confirmé la commande, le distributeur envoie ensuite électroniquement les informations des fenêtres requises au manufacturier, qui utilise lui-aussi le logiciel VizQuote. La commande est alors intégrée à la base de données du manufacturier, sans retranscription. L’information est alors complète, le risque d’erreur est grandement réduit.

De plus, le distributeur peut déjà préparer les bons de travail de l’équipe d’installation grâce aux informations recueillies dans la commande.

Dans toutes ces étapes, VizQuote permet un travail plus rapide, plus précis, plus efficace. Il réduit vos coûts en vous évitant la retranscription et les erreurs ainsi qu’en réduisant les besoins de formation sur les produits. Il accroît vos bénéfices en vous faisant gagner du temps et en faciliter l’échange d’informations, que ce soit entre les distributeurs et les manufacturiers ou entre le distributeur et ses installateurs.

Qu’attendez-vous pour prendre les commandes avec VizCo?

Qui peut se doter d’un Catalogue Interactif VizCo?

janvier 6th, 2015 by Louis-Félix Bergeron

Depuis quelques années, l’idée de se doter d’un logiciel de vente de produits paramétriques a fait son chemin, tant chez les manufacturiers que chez les distributeurs. On se demande moins si on devrait disposer d’un logiciel de vente et de production, on se demande davantage quel genre de logiciel correspond le mieux à nos besoins. C’est un progrès.

De plus, à force de voir des logiciels ou des outils informatiques utilisés par des concurrents, les manufacturiers et les distributeurs de produits paramétriques se construisent une vision critique des qualités à rechercher et des défauts à éviter. Tous ne sont pas experts en informatiques, mais chacun peut se faire sa petite idée de ce qui peut aider et de ce qui nuit.

Un logiciel particulier pour un produit spécifique?

Même si la perception des logiciels de vente évolue, une question de base reste souvent sans réponse claire : est-ce que ce genre de logiciel convient pour mes produits?

Il faut dire que plusieurs logiciels se spécialisent dans un domaine particulier. Par exemple, certains logiciels sont conçus pour l’industrie des portes et fenêtres. D’autres servent davantage à illustrer le produit voulu sur un site web, comme les configurateurs de cabanons ou de portes de garage.

Ces spécialisations ont l’avantage de s’adapter à des besoins particuliers. Mais si nos produits nous apparaissent différents de ceux présentés par ces outils, on peut être tentés de conclure que ces logiciels ne conviennent pas à nos produits.

VizCo : un catalogue spécialisé… en polyvalence

C’est pourquoi VizCo propose un outil flexible qui peut s’adapter à tout produit paramétrique. Que ce soit pour des portes et fenêtres, des bennes de camion, des cabanons, des solariums, des coffres-forts, des vêtements de protection, etc., VizCo peut toujours répondre aux besoins des manufacturiers et des distributeurs.

Les formulaires personnalisés des catalogues VizCo présentent les produits de façon claire et permettent de choisir aisément les options désirées. Grâce aux règles de validation et de calcul de prix, on obtient rapidement une soumission aux informations exactes.

Les distributeurs peuvent également bonifier leur offre VizCo avec des produits complémentaires, comme des services d’installation, des accessoires ou d’autres produits paramétriques. Tous les catalogues des distributeurs peuvent se retrouver dans le même logiciel. Les clients peuvent ainsi voir tous les articles qu’ils désirent dans une seule soumission.

En plus de l’interface de vente efficace de VizCo, les manufacturiers apprécient les fonctionnalités de mise en production. Ainsi, le produit configuré lors de la vente peut être immédiatement interprété en recettes de production et en liste de matériel, tout en respectant les délais de production spécifiques à l’ensemble des options. VizCo permet de suivre le produit à chaque étape de production, de la commande à la livraison.

VizCo peut même transférer les données de commande vers le logiciel comptable déjà en place. La facturation se fait donc rapidement, sans perte de données.

Tous vos produits, tous vos besoins, un seul logiciel

VizCo combine donc un vaste éventail de solutions pour toute la chaîne de vente, de production, de livraison et de facturation.

Alors, qui peut se doter d’un Catalogue Interactif VizCo? Vous!

Préparez votre saison 2015 dès maintenant!

août 4th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

Votre saison 2014 bat son plein. Vous vous lancez dans le dernier droit avant la basse saison. Vous pensez que vous pourrez alors souffler et préparer votre saison 2015 à tête reposée.

Mais vos débuts de saisons se ressemblent-ils? Êtes-vous à la course pour mettre à jour vos catalogues, vos listes de prix, vos connaissances de vos produits et de vos options?

L’équipe de Trikeb voit le même scénario se produire chaque hiver chez ses clients saisonniers. Vers le 20 janvier, c’est l’éveil. La prochaine saison arrive à grands pas! Vite, il faut réviser les catalogues VizCo pour y intégrer les nouveaux produits, les nouvelles options et les nouveaux prix! Tout doit être prêt avant le 1er mars, date officieuse du début de la nouvelle saison!

Bien sûr, certains de ces changements dépendent des fournisseurs qui révisent eux-mêmes leurs produits et leurs prix en cours de saison. Il est donc difficile d’appliquer ces changements avant que les fournisseurs ne les communiquent. Mais d’autres mises à jour à préparer dépendent de nos clients eux-mêmes, par exemple lorsqu’ils souhaitent modifier leur gamme de produits, réviser leurs propres prix, renouveler leur image de marque ou leurs rapports. Il est donc possible d’étaler dans le temps les changements à faire plutôt que de les accumuler entre l’éveil du 20 janvier et le début de la saison en mars.

Ne vous laissez plus piéger par vos débuts de saison. Planifiez vos changements dès que vous les connaissez. Vous réduirez alors l’anxiété des débuts de saison et vous aurez une longueur d’avance sur vos concurrents.

 

Relecture : Un catalogue interactif, dépense ou investissement?

mai 13th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

Les logiciels sont trop souvent considérés comme un moindre mal coûteux, mais qu’en est-il vraiment? Comment se comparent leur coût et les économies qu’ils génèrent?

 

Vizco présente une relecture des articles qui ont suscité le plus d’intérêt dans les publications précédentes de son info-lettre.

 

Diminuez vos coûts d’opération grâce au Catalogue Interactif VizCo.

1. Diminuez les coûts reliés aux erreurs de prises de commandes. Réduisez les risques d’erreurs dès la soumission en proposant un Catalogue interactif VizCo qui encadre vos représentants et vos distributeurs dans les options possibles de vos produits sur mesure.

2. Diminuez les coûts de formation des distributeurs. Offrez à vos distributeurs un Catalogue interactif VizCo qui peut les guider au fur et à mesure des options choisies et réduisez ainsi le temps nécessaire à la formation, à l’apprentissage et au soutien technique.

3. Diminuez les délais de mise en production. Avec votre configurateur de produits, stockez et organisez toutes les données d’une commande dans une seule et même base de données dès la soumission. Transférez automatiquement les informations pour les recettes de production.

4. Facilitez l’embauche de nouveau personnel à l’estimation. Transposez et standardisez toutes les connaissances bien enfouies dans les têtes des piliers des entreprises dans une base de données organisée. Facilitez ainsi la conservation et la transmission de ces précieuses informations.

5. Calculez des marges de profit précises grâce au prix de revient, même pour un produit sur mesure. Établissez vos règles de calcul de prix à partir de vos coûtants et soyez toujours au fait des marges de profit de vos produits.

 

En somme, les économies réalisées avec un Catalogue Interactif VizCo dépassent largement l’investissement que ces logiciels nécessitent.

 

Pour revoir l’article original de janvier 2009 : Un catalogue interactif, dépense ou investissement?