Posts Tagged ‘Trikeb’

Pour mieux organiser vos ventes, informatisez-les!

août 11th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Réconciliez votre département des ventes et votre département de la production avec un outil de vente, rapide, précis et efficace.

 

Les manufacturiers de produits sur mesure sont souvent confrontés à des problèmes émanant de désaccords entre les ventes et la mise en production. En effet, des motivations différentes guident le travail de ces deux départements.

 

Aux ventes, le temps c’est de l’argent!

Les vendeurs et les estimateurs souhaitent travailler rapidement. Pour fournir leurs soumissions aux clients, bon nombre de détails sont escamotés ou omis afin d’arriver à donner un prix dans les meilleurs délais. Sachant qu’un faible pourcentage de soumissions passera en commande, les estimateurs ne sont pas très intéressés à spécifier toutes les informations pertinentes à la production dès le début du processus de vente. Enfin, dans bien des cas, les vendeurs n’ont pas d’outils performants pour produire des soumissions précises et complètes. Un modèle de soumission peut parfois exister dans un chiffrier, mais ils doivent souvent s’en remettre à la calculette et au crayon. Cette méthode peut convenir pour des soumissions simples, mais rend les cas d’exception lourds et difficiles à gérer. Les outils inadéquats des vendeurs et le besoin de procéder rapidement peuvent alors générer bon nombre d’erreurs lors des soumissions. Dans ce contexte, il n’est pas rare de voir deux estimateurs arriver à des prix différents pour un même produit.

 

En production, pas de compromis sur la précision

La mise en production, pour sa part, exige qu’une commande comprenne des informations complètes, exactes et précises. Ces informations doivent être cohérentes entre elles et répondre à des contraintes inhérentes aux produits. Lorsque les soumissions expéditives arrivent à la mise en production, elles doivent être entièrement révisées pour corriger les informations erronées, ajouter les données manquantes, redessiner le produit voulu, vérifier les spécifications avec les clients, voire redéfinir certains choix ne pouvant concorder avec les limites du produit, confirmer les dates de livraison, etc. Tout ce labeur demande beaucoup de temps, engendre une surcharge de travail et crée un goulot d’étranglement et des délais importants entre la prise de commande et le démarrage de la production.

 

Un outil rapide et précis, c’est possible

L’idéal pour tout le monde serait donc que l’entreprise se dote d’un outil de prise de soumission et de commande permettant :

  • D’entrer toute l’information et seulement que la bonne information, dès la soumission et de façon rapide;
  • De n’offrir que les possibilités et les combinaisons d’options 100% fabricables et de valider les données dès le départ;
  • D’obtenir un prix juste et précis en fonction des options choisies;
  • De générer la nomenclature des sous-composantes (Bill of Materials) de façon automatique;
  • De générer automatiquement les dessins CAD nécessaires.

Un configurateur de ventes basé sur un catalogue interactif – ou Sales Configuration System (SCS) en anglais – peut répondre à tous ces besoins. Cet outil consiste généralement en un système informatique portable qui permet aux vendeurs d’identifier rapidement les besoins d’un client et de générer sur-le-champ une proposition personnalisée et détaillée. Les systèmes de configuration de ventes sont souvent reliés à l’entreprise par Internet ou un autre réseau, afin d’automatiser l’entrée de commande, la mise en production, la facturation, etc. Dans certains cas, on associe le SCS avec l’automatisation de la force de vente.

Dans le quotidien, un configurateur de ventes ou un configurateur de produit permet de réduire la charge de travail de tous les intervenants. La saisie de toutes les informations d’une soumission ou d’une commande peut se faire en quelques minutes, ce qui permet aux vendeurs de traiter plusieurs soumissions et commandes en peu de temps. De plus, les commandes arrivées à la mise en production contiennent déjà toutes les informations pertinentes et n’ont pas à être révisées systématiquement. Le délai de démarrage en production s’en trouve donc grandement réduit.

Un configurateur de produit permet aussi de dégager les bureaux d’ingénierie de produit des tâches répétitives comme l’adaptation de dessins CAD pour alimenter les logiciels de programmation de machines automatisées. Ceci permet aux dessinateurs de se consacrer à leur véritable tâche qui consiste à concevoir de nouveaux produits et non pas de redessiner des dessins existants..

 

S’organiser avant de s’informatiser

Pour arriver à configurer le processus de vente et les produits offerts, les différents intervenants doivent concilier ce qui est possible, souhaitable, rentable et demandé par la clientèle. C’est à ce niveau de discussion que les mésententes entre le département des ventes, le département d’ingénierie et le département de la production se révèlent. En effet, alors que les ventes favorisent la rapidité au détriment de la précision, le bureau d’ingénierie peut se montrer irrité de devoir reprendre toutes les soumissions pour les corriger. Les besoins et les contraintes de chacun doivent donc être compris de tous pour obtenir un configurateur de ventes conforme aux possibilités de l’entreprise et qui facilitera et accélérera le travail de tous.

Malgré les avantages de la configuration des ventes, cet outil peut cependant rebiffer certains vendeurs pour plusieurs raisons :

  • Ils peuvent éprouver un malaise face à l’informatique et se sentir désarmés devant un ordinateur;
  • Ils peuvent préférer garder la latitude offerte avec les soumissions manuelles afin de conserver une marge de manœuvre qu’ils redoutent de perdre avec un configurateur de ventes;
  • Les vendeurs peuvent ressentir des craintes face à la redéfinition du travail de ventes, à l’apprentissage d’un nouvel outil, à la responsabilisation des vendeurs pour entrer l’ensemble des données de la soumission ou de la commande.

 

Après une période d’adaptation, malgré les réticences initiales, les membres de l’équipe de vente constatent les bienfaits d’un configurateur de ventes car ce système leur permet de répondre plus vite aux demandes des clients tout en faisant moins d’erreurs. Aussi, les vendeurs et les estimateurs peuvent obtenir facilement des statistiques de ventes qui leur permettent de mieux concentrer leurs efforts. Finalement, c’est toute l’entreprise qui bénéficie de la qualité de l’information saisie dès la soumission qui est disponible pour chaque département.

 

Pierre Dauphinais, ing. jr., Louis-Félix Bergeron

Quels sont les pour et les contre d’un logiciel maison?

juin 12th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Bien que les vertus de produits maison peuvent donner bonne impression, un logiciel ERP développé à l’interne par un manufacturier peut laisser un arrière-goût amer.

Pour améliorer la gestion de ses processus d’affaires et de production, un manufacturier peut recourir à une suite logicielle ERP. Parmi les possibilités qui s’offrent à l’entreprise, il existe plusieurs suites plus ou moins connues. Le prix de ces logiciels peut cependant inciter l’entreprise à développer ses propres applications « maison » avec ses ressources internes. Quels sont les avantages et les inconvénients de ces différentes avenues?

Logiciel maison

Avantages :

  • À première vue, cette solution semble ne coûter presque rien.
  • Les développeurs connaissent bien l’entreprise et le processus d’affaires.
  • Cette solution peut être très adaptée à l’entreprise.
  • Elle peut répondre adéquatement aux besoins d’une petite entreprise.

Inconvénients :

  • Bien souvent, cette solution sera développée en fichiers Access ou Excel. Bien que ces fichiers puissent sembler faciles à gérer, leur structure de données n’est pas orientée serveur-clients et engorge rapidement le réseau avec l’accroissement de l’achalandage (comme le montre le schéma ci-dessous).
  • Un logiciel maison se construit souvent avec une accumulation de solutions temporaires qui n’ont pas été conçues selon une vision d’ensemble à long terme. Les interactions entre les différentes solutions deviennent souvent compliquées et difficiles à démêler et à entretenir.
  • Les versions de l’application maison ont tendance à proliférer. Il devient alors difficile, voir impossible, de synchroniser toute l’entreprise à la même version.
  • Une solution maison peut rester en perpétuelle construction. Les ressources consacrées au développement y sont rarement dédiées à 100%. Un tel projet devient alors sans fin.
  • Ces solutions peu optimisées peuvent coûter cher en maintenance.
  • Une suite ERP maison est difficile à faire évoluer et à adapter aux nouvelles technologies et aux nouvelles plateformes (comme Vista).
  • Le plus grand risque d’un logiciel maison est qu’il est bien souvent conçu et entretenu par très peu de personnes – voire une seule. Si le ou les responsables du logiciel devaient ne plus pouvoir y travailler (départ de l’entreprise, accident, etc.), l’entreprise se retrouverait paralysée par son incapacité à assumer le développement et la maintenance de ce logiciel.

Éditeur de logiciel ERP

Avantages :

  • Le logiciel ERP d’un éditeur peut bénéficier des différentes spécialités des membres de l’équipe de cet éditeur comme :
    • l’organisation de la structure de donnée;
    • l’édition d’interface;
    • la visualisation des produits;
    • le support technique;
    • la gestion de projet.
  • Le logiciel ERP d’un éditeur ne dépend pas d’une seule personne, mais d’une équipe coordonnée capable de développer et de maintenir le logiciel avec constance et efficacité, réduisant ainsi les inconvénients associés aux changements de personnel.
  • L’éditeur conçoit sa suite ERP selon un plan d’ensemble, en s’assurant que les différents modules du logiciel peuvent communiquer aisément entre eux et se baser sur une architecture commune.
  • L’éditeur investit beaucoup en formation de leurs ressources et suit l’évolution des dernières technologies.
  • L’éditeur bénéficie de l’expérience acquise chez d’autres manufacturiers et d’autres domaines manufacturiers.
  • L’éditeur fournit un regard neuf et objectif sur les méthodes du manufacturier. Il peut amener le manufacturier à aborder des questions occultées par les habitudes ou les préoccupations quotidiennes.

Inconvénients :

  • Un logiciel développé par un éditeur est souvent plus cher à l’achat.
  • Le manufacturier doit parfois adapter son processus d’affaire au logiciel. Cette contrainte souligne l’importance de choisir le bon logiciel pour les besoins du manufacturier.
  • Le processus d’implantation peut bousculer les habitudes et créer de l’anxiété, ce qui peut engendrer de la résistance et réduire les gains possibles.

En somme, un logiciel ERP développé par les ressources internes du manufacturier ou par un éditeur externe comporte des avantages et des inconvénients que le manufacturier doit peser avant d’arrêter un choix. Le meilleur des mondes serait de concilier la flexibilité d’une solution maison avec l’expérience, la sécurité et les ressources diversifiées qu’offre un éditeur de logiciel ERP. C’est pourquoi Trikeb offre à ses clients :

  • L’expertise d’une équipe de développeurs chevronnés.
  • Des logiciels flexibles et évolutifs, dans lesquels le manufacturier peut s’impliquer.
  • Des chargés de projets qui connaissent le milieu manufacturier.
  • L’assurance de logiciels entretenus et mis à jour régulièrement.
  • Un support personnalisé et efficace.

Bénéfices latéraux d’un projet de catalogue interactif bien géré

juin 9th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Sur papier, la planification d’un projet de catalogue interactif permet d’anticiper certains bénéfices pour l’entreprise. Mais ceux-ci peuvent dépasser le cadre prévu…

 

L’expérience de Trikeb en implantation de catalogues interactifs en milieu manufacturier nous permet d’observer que ces projets génèrent des bénéfices latéraux non négligeables pour les entreprises et pour les personnes qui y travaillent. Ces bénéfices ne sont pas toujours quantifiables ni prévisibles en début de projet, mais peuvent se manifester en cours d’implantation.

 

Enfin le juste prix

Le bénéfice le plus visible et le plus concret pour l’entreprise vient du travail de mise à jour approfondie que demande un projet de configuration de catalogue interactif sur la structure de prix. Bien souvent, l’évolution de cette structure se résume à plusieurs couches de corrections superposées au fil des ans à partir d’une liste de base établie il y a bien longtemps. Le manufacturier implantant un catalogue interactif peut observer des écarts importants entre ses coûts de production et les prix vendants de ses produits, allant d’une marge de profit excessive sur un produit jugé non-concurrentiel jusqu’à des coûts rendant un autre produit non-rentable. Le projet de configuration peut donc amener comme bénéfice de fournir une occasion de réviser en profondeur les coûts et les prix des produits,  afin d’en assurer la rentabilité tout en maintenant les avantages concurrentiels.

 

Un renouveau au travail

Un autre bénéfice important peut se manifester dans l’engagement des cadres et des employés envers l’entreprise. Avec un projet de catalogue interactif, certains postes et certaines tâches peuvent être revalorisés par le processus de consultation que demande ce type de projet. En effet, la configuration de produits paramétriques passe par une étape de mise en commun des informations détenues par tous les intervenants qui connaissent les différentes facettes de ces produits, que ce soit la conception, la production, la mise en valeur des options les plus attrayantes, etc. Les employés consultés peuvent ressentir que leur travail et leur savoir-faire sont mieux considérés et qu’ils ont un rôle clé dans l’entreprise.

De plus, ce processus de consultation peut rapprocher les équipes de vente et de production puisqu’elle permet partager des informations souvent particulières à chaque département, comme la terminologie des options, les contraintes de production ou la rentabilité des produits. Enfin, la constitution d’un catalogue de produits paramétriques peut amener une réduction du temps consacré aux tâches redondantes du processus de soumission et de commande, ce qui peut amener l’entreprise à orienter le savoir-faire de ses employés vers les demandes plus particulières et plus stimulantes. Cette diversification des tâches peut donner un regain de motivation.

 

Mise en commun de l’information critique

Il va sans dire qu’un projet de catalogue interactif contribue aussi à réduire certains facteurs de risque de l’entreprise. Par exemple, la mise en commun des informations de production écrites dans une base de données partagée dans l’ensemble de l’entreprise rend cette dernière moins vulnérable aux problèmes entraînés par l’absence ou le départ de personnes-clés. Les activités soutenues par l’infrastructure informatique du catalogue interactif peuvent se poursuivre malgré la présence variable des intervenants de l’entreprise, ce qui rend cette dernière moins dépendante de personnes ressources importantes.

De plus, cette information mise en commun facilite l’embauche et la formation de nouveau personnel en conservant et en explicitant les « secrets du métier » et l’expérience accumulée de l’entreprise à même l’information stockée dans le catalogue interactif . Les changements de personnel affectent donc moins la continuité des opérations.

 

Diversification et augmentation des compétences

Un dernier type de bénéfice touche davantage les personnes impliquées dans un projet de catalogue interactif. Certains se découvrent des intérêts insoupçonnés pour des activités qu’ils n’avaient pas à accomplir avant de participer à un tel projet. Par exemple, un patron d’entreprise peut apprivoiser les technologies de l’information et acquérir des notions de base lui permettant de travailler directement à l’élaboration et à la configuration de la gamme de produits à même les logiciels. D’autres peuvent être influencés par le type de réflexion que demande un tel projet  et en venir à modifier leurs méthodes de travail et à améliorer leur efficacité en profitant des habitudes acquises pendant le projet.

 

En somme, un projet de configuration n’apporte pas uniquement les bénéfices anticipés lors du démarrage du projet, mais peut aussi s’avérer très profitable dans plusieurs sphères d’une entreprise.

Sous le capot de VizCo

février 15th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

L’informatique, c’est un peu comme la mécanique automobile : beaucoup en parlent avec un vocabulaire un peu technique, mais peu s’y connaissent vraiment. Voici un aperçu terminologique de la suite VizCo.

Lorsqu’une entreprise cherche à se doter d’un logiciel de gestion manufacturière, plusieurs questions peuvent se poser. Sur quelles technologies reposent les logiciels disponibles? Ces technologies sont-elles fiables et communes? L’entreprise sera-t-elle captive d’une technologie marginale, peu éprouvée et pour lesquelles les ressources sont rares ou particulièrement onéreuses?

Pour assurer sa compatibilité et son intégration avec des systèmes informatiques répandus dans les entreprises manufacturières, la suite VizCo repose sur des technologies pouvant être décrites selon quatre aspects :

  • Le langage de développement du logiciel;
  • La gestion des données;
  • La personnalisation du logiciel;
  • Les échanges de données.

Langage de développement du logiciel

L’ensemble du développement de VizCo est basé sur la plate-frome Microsoft .NET Framework et sur le langage de programmation C#. La platefrome .NET est un composant logiciel pouvant être utilisé par un système d’exploitation Microsoft Windows et Microsoft Windows Mobile. Il a pour but de faciliter la tâche des développeurs en proposant une approche unifiée à la conception d’applications Windows ou Web, tout en introduisant des facilités pour le développement, le déploiement et la maintenance d’applications. Ce choix technologique, qui devient le standard de l’industrie, se justifie par la flexibilité qu’il offre et par la relative disponibilité des ressources compétentes en la matière sur le marché. De plus, il garantit l’interopérabilité avec les applications Microsoft (comme la suite Office) et donne une expérience usager qui ressemble à ce qui est rencontré avec les produits Microsoft.

Gestion de données

VizCo utilise la technologie d’usage courant Microsoft SQL Server pour sa gestion des données. Cette technologie de stockage est utilisée pour toute application Microsoft reposant sur une base de données. SQL Server est un système de gestion de base de données (SGBD), c’est-à-dire un ensemble de programmes qui permet la gestion et l’accès à une base de données. Un SGBD héberge généralement plusieurs bases de données, qui sont destinées à des logiciels ou des applications différentes.

Personnalisation du logiciel

En plus de la structure de base du logiciel, celui-ci peut être personnalisé pour les besoins spécifiques des utilisateurs, comme la constitution du Catalogue Interactif et l’incorporation des règles d’affaires et d’ingénierie dans le logiciel. Cette personnalisation se fait grâce au langage VBScript, un sous-ensemble du langage Visual Basic, utilisé en tant que langage de script d’usage général. L’avantage du VBScript tient à sa facilité d’apprentissage. En effet, un utilisateur n’étant pas programmeur en informatique peut apprendre et utiliser le VBScript pour adapter lui-même le logiciel à ses besoins.

Échanges de données

Puisque l’accès aux données peut être appelé à se faire à partir de plusieurs postes ou de lieux différents, la suite VizCo tire avantage des services Web. Un service web est un programme informatique permettant la communication et l’échange de données entre applications et systèmes hétérogènes dans des environnements distribués. Ainsi, les transferts de commande, les mises à jour de données ainsi que toute opération à distance sur les bases de données peuvent se faire avec ces technologies.

La suite VizCo est donc conçue pour fonctionner dans un environnement Microsoft courant, en utilisant les outils largement répandus de ce type d’environnement de façon à offrir des interfaces conformes aux habitudes des usagers d’applications Micorsoft. Le tout s’appuie sur une architecture robuste et parfaitement adaptée aux plateformes les plus courantes dans les entreprises de divers secteurs.

Augmentez vos revenus grâce au Catalogue Interactif VizCo

février 10th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Peu d’outils peuvent prétendre influencer directement les revenus de votre entreprise. C’est pourtant ce que vous propose le Catalogue Interactif VizCo. Voyez comment cet outil de vente peut remplir davantage vos coffres.

 

La décision d’investir dans un Catalogue Interactif se justifie non seulement par les réductions de dépenses qui en résultent, mais également par les revenus supplémentaires qui découlent de cet investissement. Voici cinq façons par lesquelles le Catalogue Interactif VizCo peut accroître vos revenus.

 

1. Remporter plus de soumissions

Un bon moyen de remporter un appel d’offre est d’y répondre rapidement avec une soumission claire et précise. Le simple fait de répondre rapidement démontre que l’entreprise est proactive et organisée, ce qui rassure le donneur d’ordres.

Grâce à un Catalogue Interactif VizCo, vous pourrez réduire de façon drastique le temps de soumission. Certaines entreprises ont vu leur temps de soumission être réduit de 95% passant de 60 minutes à 3 minutes! Grâce à cette économie de temps, les départements de soumission/estimation peuvent non seulement réduire le temps de réponse, mais aussi augmenter le nombre de soumissions produites et, par le fait même, le nombre de soumissions remportées!

 

2. Être à l’écoute du client en proposant des scénarios d’options

Combien de fois un client vous a demandé deux ou trois versions d’une même soumission avec des options différentes? Si votre entreprise est mal préparée et que vous devez rédiger les soumissions à la main ou avec un fichier Excel, ce pénible exercice peut vous sembler harassant. Mais pour le client, la possibilité de comparer plusieurs scénarios peut être primordiale, surtout si vous travaillez avec des designers ou des architectes.

À l’aide d’un Catalogue Interactif VizCo, il vous sera facile de copier une soumission, de faire des modifications et de proposer immédiatement une alternative à votre client. De plus, avec un Catalogue Interactif VizCo, il est possible de gérer les versions et les révisions de vos soumissions.

 

3. Orienter les commandes de vos distributeurs vers les options à haute valeur ajoutée

La plupart des entreprises aquérant un Catalogue Interactif VizCo le font pour supporter leur réseau de distribution et le font souvent par obligation. Elles veulent ainsi faciliter la tâche de leurs distributeurs mais peuvent aussi subtilement influencer leurs décisions en orientant ceux-ci vers les options à haute valeur ajoutée.

En effet, lors de la construction d’un Catalogue Interactif VizCo il est facile de déterminer des choix par défaut pour les différentes options de vos produits. Ceci a pour effet d’augmenter de façon significative les probabilités de vendre ces options. Évidemment, il est également possible de ne pas offrir d’emblée les options pour lesquelles les marges de profit sont faibles.

 

4. Faciliter l’exportation de vos produits

Bien souvent, le meilleur moyen pour les entreprises canadiennes de prendre de l’expansion est d’exporter leurs produits. Bien qu’elle puisse offrir des opportunités en or, l’exportation cause parfois des maux de tête aux manufacturiers. Grâce à un Catalogue Interactif VizCo, il devient plus simple d’exporter car le catalogue est multi-langues, multidevises et multi-escomptes. De plus, cet outil puissant permet de guider les revendeurs afin d’éviter les commandes incohérentes.

 

5. Devenir un leader dans votre secteur d’activité

Démarquez-vous de vos concurrents en étant le premier à offrir un Catalogue Interactif dans votre industrie. Avec les années, nous avons remarqué que les premières entreprises à offrir des catalogues interactifs aux distributeurs ont fait d’importants gains en parts de marché. En effet, les distributeurs perçoivent l’entreprise qui lui fournit un Catalogue Interactif comme un leader de l’industrie. Dans certaines industries, les revendeurs exigent maintenant d’avoir un Catalogue Interactif. Le Catalogue Interactif VizCo devient donc un outil de marketing et un gage de crédibilité, tout comme un site web.

Une fois le premier Catalogue Interactif lancé, un effet contagieux se produit dans l’industrie et sonne le départ d’une course chez les compétiteurs pour l’obtention d’un logiciel de soumission. Les premières entreprises à avoir pris ce tournant sont alors bien avantagées car elles ont pris le temps de bien concevoir leur catalogue, contrairement à celles qui doivent ensuite le faire à la course.

 

En somme, le Catalogue Interactif VizCo peut faire la différence dans les revenus que génèrent vos activités. Positionnez avantageusement votre entreprise dans votre industrie et valorisez votre image de marque avec un Catalogue Interactif VizCo.

 

Pierre Dauphinais, ing. jr.

Un catalogue interactif, dépense ou investissement?

janvier 13th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Les logiciels sont trop souvent considérés comme un moindre mal coûteux, mais qu’en est-il vraiment? Comment se comparent leur coût et les économies qu’ils génèrent?

 

La plupart des logiciels sont perçus comme des dépenses par les entreprises manufacturières car ceux-ci sont intangibles et n’ont aucune valeur de revente, contrairement aux machines qui constituent un actif. Par contre, tout bon gestionnaire de projet sait que l’important ne tient pas seulement dans le coût de l’investissement mais aussi dans ce qu’il rapporte!

 

Si vous songez à faire l’acquisition d’un Catalogue Interactif ou d’un configurateur de produits, considérez les aspects suivants :

  • le prix du logiciel (licences et implantation);
  • la période de temps nécessaire au retour sur investissement;
  • le taux de rendement interne (TRI, le taux d’intérêt que vous obtiendrez pour l’emprunt);
  • les économies réalisées grâce au logiciel;
  • les revenus générés par le logiciel;
  • les pertes d’opportunités si vous ne procédez pas à l’acquisition du logiciel.

 

Diminuez vos coûts d’opération grâce au Catalogue Interactif VizCo

1. Diminuez les coûts reliés aux erreurs de prises de commandes

La première et la meilleure raison pour faire l’acquisition d’un catalogue interactif réside sans doute dans la réduction des erreurs de prise de commandes. En effet, pour les manufacturiers de produits « sur mesure », les risques d’erreur sont directement proportionnels au nombre de paramètres et au nombre d’options de leurs produits. Cette personnalisation de leurs produits – pouvant générer beaucoup de valeur ajoutée – peut aussi devenir une source de tracas en cas de problème de gestion.

Il existe une corrélation entre les coûts engendrés par une erreur et le moment de sa détection par le manufacturier. Le graphique ci-dessous illustre cette corrélation :

 

 Une erreur détectée lors de la conversion de la soumission en commande aura peu d’impact, sinon l’agacement du client.

Une erreur se manifestant à la mise en production demandera une modification de la planification des ressources et de l’ordonnancement des ordres de travail. Ce type d’erreur n’est pas catastrophique s’il reste isolé, mais ses conséquences peuvent être néfastes s’il se produit plusieurs fois sur une longue période de temps. On constate alors une redondance de la vérification de la planification. De façon pratique, les contremaîtres d’usine écopent et doivent corriger le tir.

Au niveau de la production, des systèmes de contrôle de qualité coûteux mais nécessaires parviennent généralement à déceler les erreurs pouvant se produire. Par contre, en analysant les causes de ces erreurs avec des techniques comme le diagramme de causes à effets (appelé aussi Ishikawa ou « Fishbone diagram », illustré ci-dessous), on constate trop souvent que c’est la qualité de l’information fournie en amont du système de production qui pose problème. Les erreurs se manifestant à ce niveau s’avèrent très coûteuses car elles impliquent un gaspillage de temps et de matières premières.

 

Diagramme de causes à effets

 

Ultimement, une erreur constatée chez le client est tout simplement catastrophique. En plus d’entraîner un gaspillage de matières premières, la production de la commande doit être reprise dans les délais les plus rapides, ce qui provoque un ré-ordonnancement de toute la production pouvant générer d’autres délais de livraison. Par dessus tout, la mauvaise perception du client constitue la conséquence la plus grave car celui-ci pourrait ne plus vouloir commander auprès de cette entreprise, parler de cette mésaventure à son réseau d’affaires et ainsi nuire à la réputation du manufacturier.

Il est donc primordial d’éliminer les erreurs à la source car plus leur détection est tardive, plus ces erreurs sont coûteuses. Le Catalogue Interactif VizCo peut contribuer de façon très importante à la réduction des erreurs et des pertes qu’elles engendrent en assurant une prise de commande conforme aux possibilités des produits et aux désirs des clients. De plus, l’information entrée lors de la prise de commande est directement transférable à la chaîne de production et évite ainsi les problèmes de transmission, de retranscription et d’interprétation.

 

2. Diminuez les coûts de formation des distributeurs

Les coûts de formation des distributeurs sont trop souvent sous-estimés. En effet, la plupart des entreprises investissent beaucoup pour se construire un réseau de distribution. Avec la croissance de ce réseau, les coûts de l’entretien qu’il nécessite augmentent également. Trois principaux facteurs influences les coûts de formation des distributeurs :

  • La complexité de votre gamme de produits : L’éventail de possibilités et d’options que proposent les produits « sur mesure » – appelés également produits paramétriques – doit être bien connu des distributeurs afin que ceux-ci s’assurent que les choix des clients correspondent à ce qui est possible de produire. Plus les produits sont complexes, plus la formation sur les combinaisons possibles d’options est longue et coûteuse.
  • La distance entre le manufacturier et ses distributeurs : Plus la distance est grande, plus les erreurs de commande sont coûteuses car elles impliquent des frais de transport importants. Une formation plus poussée des distributeurs peut contribuer à réduire ces erreurs, mais demande des investissements importants.
  • La barrière de la langue : Dans un contexte d’exportation, la formation doit être donnée dans plusieurs langues différentes. Le niveau de maîtrise des différentes langues du manufacturier et des distributeurs peut entraîner des malentendus, de la confusion… bref, des pertes de temps et d’argent.

Le Catalogue Interactif VizCo contribue à la réduction des coûts de ces trois facteurs. Il réduit d’abord les problèmes de connaissance de la complexité des produits en ne permettant que les combinaisons d’options possibles, ce qui évite au distributeur d’interpréter ces possibilités. Grâce aux règles d’activation des options et aux règles de validation des produits, il est impossible pour un distributeur de commander un produit incohérent, peu importe le niveau de connaissance du distributeur sur les produits du Catalogue. De plus, le Catalogue Interactif VizCo calcule les prix de tous ses produits et des options possibles, tout en tenant compte des escomptes et des devises. En centralisant et en organisant l’information sur les produits d’un manufacturier, le Catalogue Interactif VizCo réduit donc les besoins en formation des distributeurs et, de ce fait, les coûts liés à celle-ci et à la méconnaissance des produits.

Le Catalogue Interactif VizCo atténue également les effets de la distance géographique entre le manufacturier et ses distributeurs de multiples manières. D’abord, en ne permettant que les commandes de produits 100% fabricables, le Catalogue réduit l’impact des erreurs de production sur les coûts de transport. En plus de cet effet positif, le Catalogue limite également de façon significative les demandes de support des manufacturiers en gérant lui-même les relations entre les options et en ne permettant que des commandes logiques et claires. Peu importe où se trouvent les distributeurs, l’information de qualité circule avec la même efficacité.

Enfin, le Catalogue Interactif VizCo permet de saisir des commandes et de générer de rapports en plusieurs langues à partir des mêmes données de base. Les erreurs de commande en raison d’une mauvaise compréhension des informations sont donc grandement réduites. Le Catalogue atténue les interférences de communication entre différentes langues et facilite les exportations dans différents pays.

 

3. Diminuez les délais de mise en production

La mise en production de produits « sur mesure » nécessite une gestion complexe. En effet, les BOM (Bills Of Material) ou listes des composantes doivent être adaptés quotidiennement pour répondre aux besoins des commandes. Toute l’information du formulaire de commande doit alors être retranscrite dans le logiciel de gestion de production, quand celui-ci permet la gestion de recettes de production. Dans le pire des cas, tout doit être géré manuellement à l’aide de chiffrier comme Excel. Ceci entraîne des actions à faible valeur ajoutée qui viennent gonfler les coûts fixes de production et gruger sensiblement les marges bénéficiaires.

Un configurateur de produit permet de stocker et d’organiser toutes les données d’une commande dans une seule et même base de données et ce, dès la soumission. Couplé à un module MRP, le configurateur de produit permet de transférer automatiquement les informations pour les recettes de production lorsque la soumission est convertie en commande. Il automatise ainsi la mise à jour de BOM et des bons de travail (Work Orders). L’entrée de donnée ne se fait alors qu’à la commande et le logiciel se charge du traitement et du transfert de l’information à toutes les étapes de la production, éliminant ainsi les coûteuses tâches de retranscription et les risques d’erreurs qui y sont associés. Le personnel libéré de ces fonctions peut être redéployé vers des tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

4. Facilitez l’embauche de nouveau personnel à l’estimation

Les changements de personnel coûtent cher aux manufacturiers puisque le transfert des connaissances et de l’expérience des employés qui quittent un poste peut être difficile et long. La pénurie de main d’œuvre qualifiée qui s’annonce très prochainement n’arrange rien à l’affaire. En effet, l’exode imminent des baby-boomers vers la retraite (au tournant de 2011) entraînera la perte de bon nombre de techniciens chevronnés attitrés vers des postes d’estimation. Le savoir-faire de plusieurs entreprises manufacturières en souffrira.

L’implantation d’un configurateur de produit (moteur d’un catalogue interactif) permet de transposer et de standardiser toutes les connaissances bien enfouies dans les têtes des piliers des entreprises dans une base de données organisée. Cette base de données assure alors la pérennité et l’accès aux connaissances de l’entreprise, ce qui les rend moins vulnérables aux changements de personnel.

De plus, une fois le logiciel complété et testé, il devient facile d’enseigner ces connaissances aux nouveaux employés. Le nouvel estimateur possède alors un outil bien rodé qui peut le supporter dans l’apprentissage de sa nouvelle tâche. Ceci permet de réduire le nombre d’erreurs attribuables à l’inexpérience et permet aux nouveaux employés de devenir rentables plus rapidement.

 

5. Calculez des marges de profit précises grâce au prix de revient, même pour un produit sur mesure

Avec les variations du dollar canadien et des coûts des matières premières, il est plus crucial que jamais de calculer un prix de revient.

Souvent, les prix sont basés sur des tables de coûts qui n’ont évolué qu’en pourcentage au cours des années. Les entreprises qui font l’exercice de se convertir au prix de revient découvrent généralement de grandes surprises. Parfois, elles constatent que la marge de profit sur un produit a considérablement diminué avec les années et qu’il est plus rentable de cesser de le fabriquer.

Un configurateur facilite grandement la conversation au prix de revient pour les manufacturiers qui fabriquent des produits sur mesure. En effet, tous les paramètres, les options et saisie lors de la commande sont emmagasiner dans une base de donnée. À l’aide de ces informations et des règles de calcul de prix du manufacturier, il devient simple d’automatiser le prix de revient même pour un produit sur mesure. Évidemment, toutes ces informations peuvent être par la suite transférées à n’importe quel autre logiciel de comptabilité commun qui trop souvent n’offre pas de solution pour la fabrication de produits personnalisés.

 

En somme, le Catalogue Interactif VizCo contribue à la réduction des coûts d’opération d’une entreprise manufacturière à plusieurs niveaux. Les économies ainsi réalisées dépassent largement l’investissement que ces logiciels nécessitent. Dans un prochain article, nous verrons comment ce catalogue et ce configurateur peuvent également accroître les revenus d’un manufacturier.

 

Pierre Dauphinais, conseiller en lean manufacturing

Cinq nœuds à l’implantation d’un projet ERP

septembre 9th, 2008 by Louis-Félix Bergeron

Il vous faut un système ERP? Très bien. Mais l’implantation d’un tel système n’est pas sans embûches…

 

La croissance de votre entreprise nécessite de plus en plus d’efforts de coordination. Vous en avez assez des erreurs de retranscription entre vos commandes reçues par télécopie et vos factures envoyées aux clients. Vos distributeurs exigent des outils informatiques pour remplir leurs soumissions. Vous voulez rester à l’avant-garde dans votre domaine et ajouter de la valeur à votre entreprise. Vous pensez qu’il vous faut un système ERP. Fort bien. Mais l’implantation d’un tel système n’est pas une solution magique et son succès dépend de cinq nœuds importants.

 

1. Attentes et objectifs face au projet

  • Le manufacturier peut se lancer dans un projet ERP sans connaître les véritables implications d’un tel projet et sans savoir à quoi s’attendre de celui-ci ou ce qu’un tel projet requiert. Les difficultés possibles doivent être connues et des solutions alternatives doivent être prévues si des étapes du projet ne peuvent être réalisées conformément à la planification initiale.
  • Des cibles mal définies ou trop éloignées de la réalité de l’entreprise seront difficilement réalisables et donneront l’impression que le projet ERP ne donne pas de résultats tangibles. Les buts du projet doivent être clairs, concrets et fixés en fonction de la situation du manufacturier et de ce que le projet peut offrir.
  • Des objectifs trop larges ou trop ambitieux demanderont beaucoup d’investissement simultanément et ne permettront pas de voir facilement les impacts d’un projet ERP sur le fonctionnement de l’entreprise. Il importe de procéder par étape avec des objectifs atteignables et mesurables à chaque étape.
  • La pensée magique face à l’informatique peut porter à croire qu’un projet ERP règlera les problèmes à la place des humains. L’informatique ne peut pas remplacer l’intelligence humaine ou même être intelligente à la place des humains. Un progiciel ERP ne peut qu’automatiser et optimiser des processus déjà éprouvés par les humains.

 

2. Engagement et participation des acteurs du projet

  • La participation des dirigeants de l’entreprise à toutes les étapes d’un projet ERP est fondamentale à la réussite de ce projet afin d’éviter de générer de la confusion et de l’anxiété dans l’entreprise et de démotiver les autres participants. Les changements demandés seront acceptés et suivis si la direction montre l’exemple et s’engage pleinement dans le projet.
  • Les perturbations découlant d’un projet ERP sont une étape normale et nécessaire pour améliorer l’entreprise. Les intervenants chargés de s’approprier ce projet et de l’appliquer doivent sentir que ce projet est crucial pour le manufacturier afin de mieux absorber les changements. Les craintes exprimées doivent être mises en contexte et évaluées en fonction d’informations provenant de plusieurs sources.
  • Un projet ERP demande une bonne synergie, une communication permanente et une grande transparence entre l’intégrateur et le manufacturier. Tout climat de méfiance n’est que nuisible à ce projet.
  • Lorsque des participants restent plus passifs ou à la remorque des efforts et de la volonté de réussir des autres intervenants, l’implantation d’un projet ERP devient difficile. La participation active des employés doit être encouragée. Les comportements négatifs ou passifs doivent être encadrés.
  • Pour s’assurer que toutes les tâches du projet sont menées à bien, les rôles et les responsabilités de chacun doivent être clairement définis, communiqués et assumés. Tous les intervenants doivent se considérer comme un engrenage vital au fonctionnement global.

 

3. Disponibilité et accessibilité des ressources du manufacturier

  • Les personnes connaissant le mieux les produits et étant le plus à l’aise avec les outils ERP sont souvent très sollicitées chez le manufacturier et peu disponibles pour le projet, ce qui peut nuire au projet, allant même jusqu’à le faire avorter. Pour qu’un projet ERP fonctionne, il doit d’abord être mis en priorité dans le travail de ces personnes clés, même au détriment du fonctionnement optimal à court terme de l’entreprise.
  • Des changements de personnel (arrivée, départ, mutation) chez le manufacturier peuvent affecter le travail des intervenants dans un projet ERP. L’implication de plusieurs acteurs du manufacturier peut atténuer les effets de ces changements dans le suivi des responsabilités et des tâches du projet.
  • La planification à long terme des phases du projet et des périodes de vacances et de congés influe grandement sur la stabilité et l’avancement constant du projet.  Les périodes de vacances de personnes clés pour le projet ne devraient pas survenir avant, pendant ou même quelques semaines après une phase de déploiement.
  • L’intégrateur devant travailler avec les équipements informatiques et les serveurs du manufacturier, celui-ci doit les rendre accessibles à l’intégrateur et veiller à ce que les responsables de ces infrastructures collaborent activement en ce sens.
  • Dès qu’une mise à jour est disponible, le manufacturier doit s’assurer qu’elle est disponible auprès des utilisateurs (que ce soit la gestion interne ou les distributeurs) et que ceux-ci l’installent correctement.

 

4. Prendre le temps…

  • Pour que chaque étape d’un projet ERP soit réussie, une période de temps adéquate doit y être allouée. C’est pourquoi des échéanciers réalistes doivent être fixés, tenant en compte le temps requis normalement pour chaque phase et prévoyant un coussin pour faire face aux imprévus.
  • Il est important que le manufacturier accorde du temps à la formation initiale car la qualité du temps consacré à cette formation a un impact direct sur les étapes suivantes du projet.
  • La schématisation et configuration des produits constituent des étapes de préparation essentielles construisant la base sur laquelle les étapes suivantes du projet reposent. Une attention particulière doit être portée à cette préparation, avec le temps nécessaire pour l’accomplir correctement.
  • Une fois le catalogue de produits configuré, des tests doivent être effectués afin de détecter des erreurs de données, de concordance d’options, de description de produit, de prix, etc. L’exactitude des informations du catalogue est proportionnelle à l’importance accordée aux tests.
  • Pour s’assurer du bon fonctionnement des logiciels, leur déploiement doit être graduel afin de valider chaque étape et d’isoler les sources de problèmes. Les diagnostics à poser peuvent alors être plus ciblés et efficaces. Ici encore, l’empressement n’est pas synonyme de bénéfices.
  • L’utilisation de nouveaux outils demande une période de rodage afin de créer de nouvelles habitudes, assimiler et maîtriser les fonctionnalités, faire face aux problèmes qui n’ont pas été détectés aux étapes précédentes. Cette phase est normale et demande elle aussi du temps pour en cueillir les fruits.

 

5. Nécessité de la formation et du support

  • Des étapes de formation font partie intégrantes d’un projet ERP. En début de projet, l’intégrateur doit former le manufacturier sur les concepts de ce projet et sur l’analyse schématique à faire des produits à inclure dans le catalogue électronique. Le manufacturier doit être réceptif et disponible à cette formation nécessaire à la bonne marche du projet et à la compréhension de son fonctionnement.
  • La configuration des produits dans le catalogue demande elle aussi une étape de formation. Bien qu’il s’agisse d’une formation plus technique, elle reste capitale pour que le manufacturier maîtrise la gestion de son catalogue de produits électronique.
  • Les utilisateurs du catalogue (autant chez le manufacturier que chez les distributeurs) doivent être formés sur les fonctionnalités du logiciel afin d’en tirer le meilleur rendement. Cette formation permet d’acquérir plus d’assurance face au logiciel et de réduire les facteurs de confusion en cas de problème.
  • Les utilisateurs doivent pouvoir compter sur un service de support adéquat et efficace de la part du manufacturier afin d’assurer un usage régulier et profitable des logiciels.

 

En somme, en étant vigilant face à ces cinq nœuds, le manufacturier met toutes les chances de son côté pour que ses investissement dans un projet ERP lui rapporte un maximum de gains et  améliore sa compétitivité.

 

Sébastien Allard, Louis Fillion et Louis-Félix Bergeron

Juste-à-temps, jusqu’à quand?

septembre 9th, 2008 by Louis-Félix Bergeron

D’où vient le mode d’organisation manufacturière « juste-à-temps »? Quel avenir peut-on entrevoir pour ce type de gestion?

 

La gestion de la production manufacturière peut s’organiser selon différents principes ou méthodes. La méthode « juste-à-temps » (ou just in time, en anglais) est probablement la plus connue au Québec et en Amérique du Nord puisque c’est celle qui prévaut actuellement dans l’industrie. Mais quelle est l’origine de ce mode d’organisation de la production? Comment en est-il venu à s’imposer dans l’industrie? Quel avenir peut-on entrevoir pour ce type de gestion?

 

Plus, toujours plus

Il faut remonter aux débuts de l’ère industrielle pour bien cerner l’évolution de la gestion de la production. La production de biens, artisanale depuis des siècles, tend à se concentrer dans des manufactures. Avec l’avènement de la machine à vapeur, de plus en plus de tâches sont effectuées mécaniquement.

Puis, en 1911, l’ingénieur américain Frederick Winslow Taylor publie ses Principes de gestion scientifique (connus par la suite sous le nom de taylorisme) dans lesquels il propose des idées qui auront beaucoup de succès dans l’industrie manufacturière telles que :

  • La décomposition du processus de fabrication en tâches simples et répétitives;
  • La recherche de mouvements et de gestes plus efficaces et optimisés;
  • La rémunération des employés selon leur rendement individuel (salaire à la pièce).

Ces idées visaient à accroître la productivité d’une usine en termes de rapidité et de standardisation des opérations. À cette époque, Henry Ford a adapté et approfondi ces idées dans ses usines de production d’automobiles en introduisant la chaîne de montage. Dans ce mode de production, les idées de Taylor sont appuyées par une attention particulière portée à la séquence des différentes opérations de production, afin d’éliminer les temps morts et que les étapes de production consécutives se trouvent physiquement dans leur ordre d’exécution sur un produit, de façon à ce que le produit se déplace d’une étape à l’autre.

 

Trop, c’est comme pas assez

Cette méthode de gestion a engendré la production en flux poussé, c’est-à-dire qu’une entreprise fabrique son produit à la chaîne en grande quantité et à faible coût pour ensuite chercher à le vendre. Ce type de production comporte cependant l’inconvénient d’être coûteux en entreposage et en inventaire. De plus, les coûts en ressources humaines et en matières premières ne sont pas toujours surpassés par les ventes subséquentes.

Dans les années 1970 et 1980, ces problèmes se sont manifestés de façon dramatique dans plusieurs pays communistes, où l’industrie manufacturière était orientée de façon fournir du travail pour tous, sans pour autant répondre aux besoins matériels réels ni même disposer de marché pour écouler la production planifiée par l’État. Les énormes pertes causées par le gaspillage de ressources et de longues années de production non rentable ont miné l’économie de ces pays et provoqué l’effondrement des régimes en place. À moindre échelle, dans les pays occidentaux, la production en flux poussé a amené une saturation des marchés remettant en question la primauté de la capacité de production comme facteur de croissance d’une entreprise.

 

En commençant par la fin

Un autre mode de gestion de la production a été développé au Japon dans les années 1950. Ce pays devait alors remettre son économie à flot après plusieurs années de guerre conclues par une défaite écrasante. Les industriels nippons, devant rebâtir leurs infrastructures à neuf et ne disposant pas de l’espace de pays continentaux européens et américains, ont mis au point un système de production intégrant leurs contraintes et leur savoir-faire.

C’est ainsi qu’est né l’idée d’un système de production sans inventaire et coordonné par la demande. C’est le début de la production en flux tiré, où on doit d’abord vendre un produit pour commander sa fabrication qui, à son tour, déclenche la demande en matières premières.

À ce type de méthode de production, les ingénieurs japonais ont greffé d’autres facteurs de productivité allant au-delà du problème initial de stockage, tels que le contrôle de la qualité à toutes les étapes de la production et par tous les intervenants de l’entreprise, l’état de vigilance permanente face aux problèmes de production et l’amélioration continue des processus et des produits. Le système de production Toyota, connu aussi sous le nom de toyotisme, constitue le paroxysme de ce mode de gestion.

Dans les années 1980, les succès de ces méthodes en flux tiré ont amené les industries européennes et nord-américaines à s’y intéresser et à les adapter à leur contexte économique et manufacturier, à une époque où le mode de production en place pouvait être à la fois une cause d’inflation et de chômage. C’est ainsi qu’est popularisé le mode de gestion juste-à-temps.

 

Le temps a un prix

Bien que maintenant largement utilisé ou visé, l’organisation juste-à-temps de la production n’est cependant pas sans risques. En effet, ne disposant pas du filet de sécurité de l’inventaire, le manufacturier est dépendant de la capacité de ses fournisseurs à répondre à la demande de ressources en temps voulu. La chaîne de production peut être rapidement paralysée par la défaillance d’un de ses maillons à remplir son rôle. La coordination entre les différents acteurs de la chaîne doit être très poussée et précise. L’utilisation de logiciels de gestion intégrée, tels que Vizco, peut cependant faciliter grandement cette coordination en gérant toutes les données de production et leurs relations souvent complexes.

Un autre problème de la gestion juste-à-temps réside dans les coûts de transport, alors que le produit doit être livré sans délai au fur et à mesure de sa sortie d’usine. Ces besoins de transport nécessitent une importante flotte de camions et sont peu compatibles avec l’organisation des réseaux ferroviaires et maritimes, mieux adaptés au transport de grandes quantités de produits avec peu de véhicules et à intervalles de livraison plus longs. De plus, les préoccupations grandissantes sur les émissions de gaz à effet de serre amèneront vraisemblablement un accroissement de contraintes sur l’utilisation des sources d’énergie fossile.

L’augmentation constante des prix du carburant, jumelée au resserrement des lois de protection de l’environnement, pourrait donc demander des changements importants des modes de transport pour les manufacturiers, comme une utilisation accrue du ferroutage ou d’autres solutions plus efficaces dans l’utilisation des ressources et moins coûteuses en énergie. Ces changements pourraient exiger une refonte du mode de gestion juste-à-temps que les manufacturiers ont tout intérêt à anticiper pour éviter d’en être à la remorque.

 

Demain, c’est aujourd’hui

Les différents modes successifs de gestion de la production tendent à prendre de plus en plus de facteurs en compte. Au temps du taylorisme, on vise d’abord une meilleure productivité des ouvriers et de l’équipement. Ensuite, avec le toyotisme, on s’attaque aussi aux inventaires et à la qualité du produit. La pression qu’exercent actuellement les prix de l’énergie et les contraintes environnementales met la table pour un nouveau courant de gestion de la production et des ressources. En plus des facteurs de productivité déjà considérés, ce courant devrait également optimiser l’utilisation de réseaux de transport existants ou à développer afin d’accroître davantage l’efficacité et la rentabilité de l’industrie manufacturière. C’est pourquoi cette industrie gagnerait à viser l’avant-garde de cette évolution avant qu’il ne soit trop tard pour être juste-à-temps.