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Pour mieux organiser vos ventes, informatisez-les!

août 11th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Réconciliez votre département des ventes et votre département de la production avec un outil de vente, rapide, précis et efficace.

 

Les manufacturiers de produits sur mesure sont souvent confrontés à des problèmes émanant de désaccords entre les ventes et la mise en production. En effet, des motivations différentes guident le travail de ces deux départements.

 

Aux ventes, le temps c’est de l’argent!

Les vendeurs et les estimateurs souhaitent travailler rapidement. Pour fournir leurs soumissions aux clients, bon nombre de détails sont escamotés ou omis afin d’arriver à donner un prix dans les meilleurs délais. Sachant qu’un faible pourcentage de soumissions passera en commande, les estimateurs ne sont pas très intéressés à spécifier toutes les informations pertinentes à la production dès le début du processus de vente. Enfin, dans bien des cas, les vendeurs n’ont pas d’outils performants pour produire des soumissions précises et complètes. Un modèle de soumission peut parfois exister dans un chiffrier, mais ils doivent souvent s’en remettre à la calculette et au crayon. Cette méthode peut convenir pour des soumissions simples, mais rend les cas d’exception lourds et difficiles à gérer. Les outils inadéquats des vendeurs et le besoin de procéder rapidement peuvent alors générer bon nombre d’erreurs lors des soumissions. Dans ce contexte, il n’est pas rare de voir deux estimateurs arriver à des prix différents pour un même produit.

 

En production, pas de compromis sur la précision

La mise en production, pour sa part, exige qu’une commande comprenne des informations complètes, exactes et précises. Ces informations doivent être cohérentes entre elles et répondre à des contraintes inhérentes aux produits. Lorsque les soumissions expéditives arrivent à la mise en production, elles doivent être entièrement révisées pour corriger les informations erronées, ajouter les données manquantes, redessiner le produit voulu, vérifier les spécifications avec les clients, voire redéfinir certains choix ne pouvant concorder avec les limites du produit, confirmer les dates de livraison, etc. Tout ce labeur demande beaucoup de temps, engendre une surcharge de travail et crée un goulot d’étranglement et des délais importants entre la prise de commande et le démarrage de la production.

 

Un outil rapide et précis, c’est possible

L’idéal pour tout le monde serait donc que l’entreprise se dote d’un outil de prise de soumission et de commande permettant :

  • D’entrer toute l’information et seulement que la bonne information, dès la soumission et de façon rapide;
  • De n’offrir que les possibilités et les combinaisons d’options 100% fabricables et de valider les données dès le départ;
  • D’obtenir un prix juste et précis en fonction des options choisies;
  • De générer la nomenclature des sous-composantes (Bill of Materials) de façon automatique;
  • De générer automatiquement les dessins CAD nécessaires.

Un configurateur de ventes basé sur un catalogue interactif – ou Sales Configuration System (SCS) en anglais – peut répondre à tous ces besoins. Cet outil consiste généralement en un système informatique portable qui permet aux vendeurs d’identifier rapidement les besoins d’un client et de générer sur-le-champ une proposition personnalisée et détaillée. Les systèmes de configuration de ventes sont souvent reliés à l’entreprise par Internet ou un autre réseau, afin d’automatiser l’entrée de commande, la mise en production, la facturation, etc. Dans certains cas, on associe le SCS avec l’automatisation de la force de vente.

Dans le quotidien, un configurateur de ventes ou un configurateur de produit permet de réduire la charge de travail de tous les intervenants. La saisie de toutes les informations d’une soumission ou d’une commande peut se faire en quelques minutes, ce qui permet aux vendeurs de traiter plusieurs soumissions et commandes en peu de temps. De plus, les commandes arrivées à la mise en production contiennent déjà toutes les informations pertinentes et n’ont pas à être révisées systématiquement. Le délai de démarrage en production s’en trouve donc grandement réduit.

Un configurateur de produit permet aussi de dégager les bureaux d’ingénierie de produit des tâches répétitives comme l’adaptation de dessins CAD pour alimenter les logiciels de programmation de machines automatisées. Ceci permet aux dessinateurs de se consacrer à leur véritable tâche qui consiste à concevoir de nouveaux produits et non pas de redessiner des dessins existants..

 

S’organiser avant de s’informatiser

Pour arriver à configurer le processus de vente et les produits offerts, les différents intervenants doivent concilier ce qui est possible, souhaitable, rentable et demandé par la clientèle. C’est à ce niveau de discussion que les mésententes entre le département des ventes, le département d’ingénierie et le département de la production se révèlent. En effet, alors que les ventes favorisent la rapidité au détriment de la précision, le bureau d’ingénierie peut se montrer irrité de devoir reprendre toutes les soumissions pour les corriger. Les besoins et les contraintes de chacun doivent donc être compris de tous pour obtenir un configurateur de ventes conforme aux possibilités de l’entreprise et qui facilitera et accélérera le travail de tous.

Malgré les avantages de la configuration des ventes, cet outil peut cependant rebiffer certains vendeurs pour plusieurs raisons :

  • Ils peuvent éprouver un malaise face à l’informatique et se sentir désarmés devant un ordinateur;
  • Ils peuvent préférer garder la latitude offerte avec les soumissions manuelles afin de conserver une marge de manœuvre qu’ils redoutent de perdre avec un configurateur de ventes;
  • Les vendeurs peuvent ressentir des craintes face à la redéfinition du travail de ventes, à l’apprentissage d’un nouvel outil, à la responsabilisation des vendeurs pour entrer l’ensemble des données de la soumission ou de la commande.

 

Après une période d’adaptation, malgré les réticences initiales, les membres de l’équipe de vente constatent les bienfaits d’un configurateur de ventes car ce système leur permet de répondre plus vite aux demandes des clients tout en faisant moins d’erreurs. Aussi, les vendeurs et les estimateurs peuvent obtenir facilement des statistiques de ventes qui leur permettent de mieux concentrer leurs efforts. Finalement, c’est toute l’entreprise qui bénéficie de la qualité de l’information saisie dès la soumission qui est disponible pour chaque département.

 

Pierre Dauphinais, ing. jr., Louis-Félix Bergeron

Quels sont les pour et les contre d’un logiciel maison?

juin 12th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Bien que les vertus de produits maison peuvent donner bonne impression, un logiciel ERP développé à l’interne par un manufacturier peut laisser un arrière-goût amer.

Pour améliorer la gestion de ses processus d’affaires et de production, un manufacturier peut recourir à une suite logicielle ERP. Parmi les possibilités qui s’offrent à l’entreprise, il existe plusieurs suites plus ou moins connues. Le prix de ces logiciels peut cependant inciter l’entreprise à développer ses propres applications « maison » avec ses ressources internes. Quels sont les avantages et les inconvénients de ces différentes avenues?

Logiciel maison

Avantages :

  • À première vue, cette solution semble ne coûter presque rien.
  • Les développeurs connaissent bien l’entreprise et le processus d’affaires.
  • Cette solution peut être très adaptée à l’entreprise.
  • Elle peut répondre adéquatement aux besoins d’une petite entreprise.

Inconvénients :

  • Bien souvent, cette solution sera développée en fichiers Access ou Excel. Bien que ces fichiers puissent sembler faciles à gérer, leur structure de données n’est pas orientée serveur-clients et engorge rapidement le réseau avec l’accroissement de l’achalandage (comme le montre le schéma ci-dessous).
  • Un logiciel maison se construit souvent avec une accumulation de solutions temporaires qui n’ont pas été conçues selon une vision d’ensemble à long terme. Les interactions entre les différentes solutions deviennent souvent compliquées et difficiles à démêler et à entretenir.
  • Les versions de l’application maison ont tendance à proliférer. Il devient alors difficile, voir impossible, de synchroniser toute l’entreprise à la même version.
  • Une solution maison peut rester en perpétuelle construction. Les ressources consacrées au développement y sont rarement dédiées à 100%. Un tel projet devient alors sans fin.
  • Ces solutions peu optimisées peuvent coûter cher en maintenance.
  • Une suite ERP maison est difficile à faire évoluer et à adapter aux nouvelles technologies et aux nouvelles plateformes (comme Vista).
  • Le plus grand risque d’un logiciel maison est qu’il est bien souvent conçu et entretenu par très peu de personnes – voire une seule. Si le ou les responsables du logiciel devaient ne plus pouvoir y travailler (départ de l’entreprise, accident, etc.), l’entreprise se retrouverait paralysée par son incapacité à assumer le développement et la maintenance de ce logiciel.

Éditeur de logiciel ERP

Avantages :

  • Le logiciel ERP d’un éditeur peut bénéficier des différentes spécialités des membres de l’équipe de cet éditeur comme :
    • l’organisation de la structure de donnée;
    • l’édition d’interface;
    • la visualisation des produits;
    • le support technique;
    • la gestion de projet.
  • Le logiciel ERP d’un éditeur ne dépend pas d’une seule personne, mais d’une équipe coordonnée capable de développer et de maintenir le logiciel avec constance et efficacité, réduisant ainsi les inconvénients associés aux changements de personnel.
  • L’éditeur conçoit sa suite ERP selon un plan d’ensemble, en s’assurant que les différents modules du logiciel peuvent communiquer aisément entre eux et se baser sur une architecture commune.
  • L’éditeur investit beaucoup en formation de leurs ressources et suit l’évolution des dernières technologies.
  • L’éditeur bénéficie de l’expérience acquise chez d’autres manufacturiers et d’autres domaines manufacturiers.
  • L’éditeur fournit un regard neuf et objectif sur les méthodes du manufacturier. Il peut amener le manufacturier à aborder des questions occultées par les habitudes ou les préoccupations quotidiennes.

Inconvénients :

  • Un logiciel développé par un éditeur est souvent plus cher à l’achat.
  • Le manufacturier doit parfois adapter son processus d’affaire au logiciel. Cette contrainte souligne l’importance de choisir le bon logiciel pour les besoins du manufacturier.
  • Le processus d’implantation peut bousculer les habitudes et créer de l’anxiété, ce qui peut engendrer de la résistance et réduire les gains possibles.

En somme, un logiciel ERP développé par les ressources internes du manufacturier ou par un éditeur externe comporte des avantages et des inconvénients que le manufacturier doit peser avant d’arrêter un choix. Le meilleur des mondes serait de concilier la flexibilité d’une solution maison avec l’expérience, la sécurité et les ressources diversifiées qu’offre un éditeur de logiciel ERP. C’est pourquoi Trikeb offre à ses clients :

  • L’expertise d’une équipe de développeurs chevronnés.
  • Des logiciels flexibles et évolutifs, dans lesquels le manufacturier peut s’impliquer.
  • Des chargés de projets qui connaissent le milieu manufacturier.
  • L’assurance de logiciels entretenus et mis à jour régulièrement.
  • Un support personnalisé et efficace.

Bénéfices latéraux d’un projet de catalogue interactif bien géré

juin 9th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Sur papier, la planification d’un projet de catalogue interactif permet d’anticiper certains bénéfices pour l’entreprise. Mais ceux-ci peuvent dépasser le cadre prévu…

 

L’expérience de Trikeb en implantation de catalogues interactifs en milieu manufacturier nous permet d’observer que ces projets génèrent des bénéfices latéraux non négligeables pour les entreprises et pour les personnes qui y travaillent. Ces bénéfices ne sont pas toujours quantifiables ni prévisibles en début de projet, mais peuvent se manifester en cours d’implantation.

 

Enfin le juste prix

Le bénéfice le plus visible et le plus concret pour l’entreprise vient du travail de mise à jour approfondie que demande un projet de configuration de catalogue interactif sur la structure de prix. Bien souvent, l’évolution de cette structure se résume à plusieurs couches de corrections superposées au fil des ans à partir d’une liste de base établie il y a bien longtemps. Le manufacturier implantant un catalogue interactif peut observer des écarts importants entre ses coûts de production et les prix vendants de ses produits, allant d’une marge de profit excessive sur un produit jugé non-concurrentiel jusqu’à des coûts rendant un autre produit non-rentable. Le projet de configuration peut donc amener comme bénéfice de fournir une occasion de réviser en profondeur les coûts et les prix des produits,  afin d’en assurer la rentabilité tout en maintenant les avantages concurrentiels.

 

Un renouveau au travail

Un autre bénéfice important peut se manifester dans l’engagement des cadres et des employés envers l’entreprise. Avec un projet de catalogue interactif, certains postes et certaines tâches peuvent être revalorisés par le processus de consultation que demande ce type de projet. En effet, la configuration de produits paramétriques passe par une étape de mise en commun des informations détenues par tous les intervenants qui connaissent les différentes facettes de ces produits, que ce soit la conception, la production, la mise en valeur des options les plus attrayantes, etc. Les employés consultés peuvent ressentir que leur travail et leur savoir-faire sont mieux considérés et qu’ils ont un rôle clé dans l’entreprise.

De plus, ce processus de consultation peut rapprocher les équipes de vente et de production puisqu’elle permet partager des informations souvent particulières à chaque département, comme la terminologie des options, les contraintes de production ou la rentabilité des produits. Enfin, la constitution d’un catalogue de produits paramétriques peut amener une réduction du temps consacré aux tâches redondantes du processus de soumission et de commande, ce qui peut amener l’entreprise à orienter le savoir-faire de ses employés vers les demandes plus particulières et plus stimulantes. Cette diversification des tâches peut donner un regain de motivation.

 

Mise en commun de l’information critique

Il va sans dire qu’un projet de catalogue interactif contribue aussi à réduire certains facteurs de risque de l’entreprise. Par exemple, la mise en commun des informations de production écrites dans une base de données partagée dans l’ensemble de l’entreprise rend cette dernière moins vulnérable aux problèmes entraînés par l’absence ou le départ de personnes-clés. Les activités soutenues par l’infrastructure informatique du catalogue interactif peuvent se poursuivre malgré la présence variable des intervenants de l’entreprise, ce qui rend cette dernière moins dépendante de personnes ressources importantes.

De plus, cette information mise en commun facilite l’embauche et la formation de nouveau personnel en conservant et en explicitant les « secrets du métier » et l’expérience accumulée de l’entreprise à même l’information stockée dans le catalogue interactif . Les changements de personnel affectent donc moins la continuité des opérations.

 

Diversification et augmentation des compétences

Un dernier type de bénéfice touche davantage les personnes impliquées dans un projet de catalogue interactif. Certains se découvrent des intérêts insoupçonnés pour des activités qu’ils n’avaient pas à accomplir avant de participer à un tel projet. Par exemple, un patron d’entreprise peut apprivoiser les technologies de l’information et acquérir des notions de base lui permettant de travailler directement à l’élaboration et à la configuration de la gamme de produits à même les logiciels. D’autres peuvent être influencés par le type de réflexion que demande un tel projet  et en venir à modifier leurs méthodes de travail et à améliorer leur efficacité en profitant des habitudes acquises pendant le projet.

 

En somme, un projet de configuration n’apporte pas uniquement les bénéfices anticipés lors du démarrage du projet, mais peut aussi s’avérer très profitable dans plusieurs sphères d’une entreprise.

Le moment idéal

mars 10th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Dans la tourmente des cycles économiques, quel est le meilleur moment pour améliorer les procédés d’affaires et la productivité d’une entreprise?

 

Trop souvent, les manufacturiers attendent le moment idéal pour investir dans leur productivité ou leurs outils informatiques. On a toujours une bonne raison pour remettre à plus tard un projet…

Voici une discussion typique entre le manufacturier Jean Fabrique et le fournisseur de services en productivité Alex Pertise.

 

Il y a un an

AP   –    Bonjour M. Fabrique! Comment ça va?

JF   –    Ah bonjour! On est débordés, les commandes entrent à pelle pis on fournit pas à livrer… Ça roule pas mal!

AP   –    Êtes-vous prêt pour démarrer votre projet de productivité?

JF   –    Ah ben non! On est ben qu’trop occupés! On a d’la broue dans l’toupet tellement on court à gauche pis à drète!

AP   –    Vous savez, si vous étiez plus productifs et mieux organisés, vous seriez mieux préparés pour répondre à la demande.

JF   –    Ben oui, j’sais ben… Mais là, j’ai pas l’temps, fa que rappelez-moi plus tard!

 

Aujourd’hui

AP   –    Bonjour M. Fabrique! Comment ça va?

JF   –    Ah bonjour… Ça va pas trop ben… Vous savez, la récession nous frappe pas mal, on vend moins qu’avant. C’est dur… On attend…

AP   –    Pensez-vous aller de l’avant avec votre projet de productivité?

JF   –    Ah non… On va attendre un peu… On n’est pas prêts pour ça…

AP   –    M. Fabrique, pensez-vous que les affaires vont reprendre?

JF   –    Ben oui, j’pense ben! Ça va reprendre à un moment donné, c’est sûr!

AP   –    Quand ça va reprendre, allez-vous être occupés comme avant?

JF   –    C’est sûr! Peut-être même plus, parce qu’y’a plein de clients qui vont avoir attendu pour passer leurs commandes pis qu’y vont toutt arriver en même temps pis nous demander ça pour hier.

AP   –    Alors pourquoi on ne fait pas le projet maintenant, pendant que vous avez le temps? Comme ça, vous allez être prêt quand ça va reprendre.

JF   –    Ouain, j’comprends, mais j’sais pas trop… On hésite pour prendre les grosses décisions, de c’temps-ci. J’pense ben qu’on va attendre de voir encore un peu…

AP   –    Vous savez, la récession, c’est un bon moment pour améliorer l’entreprise, pour perfectionner les employés, pour mieux organiser la production… pour innover! C’est le temps de prendre du recul pour voir ce qui manque à l’entreprise et ce qu’on peut faire de mieux, pour trouver des solutions à des problèmes qu’on n’avait pas le temps de régler avant. C’est le bon temps pour se démarquer des concurrents en se donnant un avantage par rapport à eux. Quand les affaires vont reprendre, vous allez être pris dans le quotidien pis vous n’aurez plus le temps de penser à ça.

JF   –    C’est ben vrai. Mais vous savez, avec la crise, on fait attention aux dépenses, on se sert la ceinture, on se protège… Rappelez-moi plus tard, quand ça va aller mieux.

 

Dans un an

AP   –    Bonjour M. Fabrique! Les affaires reprennent?

JF   –    Ah bonjour! Ouain, on sent que ça revient, on remonte la pente, les commandes recommencent à entrer, on réembauche, on repart la production.

AP   –    Et le projet de productivité, ça vous dit quoi maintenant?

JF   –    Ah ben… on commence à être pas mal occupés… On n’aura pas trop le temps pour ça avec la reprise…

AP   –    Mais vous avez des concurrents qui ont profité de la récession pour se mettre à jour dans leurs outils informatiques, perfectionner leurs procédés et améliorer leur productivité.

JF   –    Ah ouain? Ouain ben là… Tant mieux pour eux-autres mais là, on n’est pas prêts. On va attendre d’être sûrs de nos affaires… Rappelez-moi plus tard.

 

Prochaine étape?

AP   –    Bonjour M. Fabrique! Comment ça va?

JF   –    Ah bonjour… Ça va, ça va… On est en train de vendre l’entreprise à notre compétiteur, on s’est fait mangé nos parts de marché pis on était pus rentables… C’est ben dommage, mais bon, que-cé vous voulez… Là, sont après installer un nouveau système de production… Ça a l’air que ça roule pas mal plus qu’avant, avec des meilleurs produits, moins de pertes, moins de gaspillage, plus de ventes… Faut croire qu’on est passés à côté quand c’était le temps… Si on arait su…

 

Le moment idéal pour améliorer votre productivité, c’est maintenant!

Pierre Dauphinais, ing. jr., Louis-Félix Bergeron

Sous le capot de VizCo

février 15th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

L’informatique, c’est un peu comme la mécanique automobile : beaucoup en parlent avec un vocabulaire un peu technique, mais peu s’y connaissent vraiment. Voici un aperçu terminologique de la suite VizCo.

Lorsqu’une entreprise cherche à se doter d’un logiciel de gestion manufacturière, plusieurs questions peuvent se poser. Sur quelles technologies reposent les logiciels disponibles? Ces technologies sont-elles fiables et communes? L’entreprise sera-t-elle captive d’une technologie marginale, peu éprouvée et pour lesquelles les ressources sont rares ou particulièrement onéreuses?

Pour assurer sa compatibilité et son intégration avec des systèmes informatiques répandus dans les entreprises manufacturières, la suite VizCo repose sur des technologies pouvant être décrites selon quatre aspects :

  • Le langage de développement du logiciel;
  • La gestion des données;
  • La personnalisation du logiciel;
  • Les échanges de données.

Langage de développement du logiciel

L’ensemble du développement de VizCo est basé sur la plate-frome Microsoft .NET Framework et sur le langage de programmation C#. La platefrome .NET est un composant logiciel pouvant être utilisé par un système d’exploitation Microsoft Windows et Microsoft Windows Mobile. Il a pour but de faciliter la tâche des développeurs en proposant une approche unifiée à la conception d’applications Windows ou Web, tout en introduisant des facilités pour le développement, le déploiement et la maintenance d’applications. Ce choix technologique, qui devient le standard de l’industrie, se justifie par la flexibilité qu’il offre et par la relative disponibilité des ressources compétentes en la matière sur le marché. De plus, il garantit l’interopérabilité avec les applications Microsoft (comme la suite Office) et donne une expérience usager qui ressemble à ce qui est rencontré avec les produits Microsoft.

Gestion de données

VizCo utilise la technologie d’usage courant Microsoft SQL Server pour sa gestion des données. Cette technologie de stockage est utilisée pour toute application Microsoft reposant sur une base de données. SQL Server est un système de gestion de base de données (SGBD), c’est-à-dire un ensemble de programmes qui permet la gestion et l’accès à une base de données. Un SGBD héberge généralement plusieurs bases de données, qui sont destinées à des logiciels ou des applications différentes.

Personnalisation du logiciel

En plus de la structure de base du logiciel, celui-ci peut être personnalisé pour les besoins spécifiques des utilisateurs, comme la constitution du Catalogue Interactif et l’incorporation des règles d’affaires et d’ingénierie dans le logiciel. Cette personnalisation se fait grâce au langage VBScript, un sous-ensemble du langage Visual Basic, utilisé en tant que langage de script d’usage général. L’avantage du VBScript tient à sa facilité d’apprentissage. En effet, un utilisateur n’étant pas programmeur en informatique peut apprendre et utiliser le VBScript pour adapter lui-même le logiciel à ses besoins.

Échanges de données

Puisque l’accès aux données peut être appelé à se faire à partir de plusieurs postes ou de lieux différents, la suite VizCo tire avantage des services Web. Un service web est un programme informatique permettant la communication et l’échange de données entre applications et systèmes hétérogènes dans des environnements distribués. Ainsi, les transferts de commande, les mises à jour de données ainsi que toute opération à distance sur les bases de données peuvent se faire avec ces technologies.

La suite VizCo est donc conçue pour fonctionner dans un environnement Microsoft courant, en utilisant les outils largement répandus de ce type d’environnement de façon à offrir des interfaces conformes aux habitudes des usagers d’applications Micorsoft. Le tout s’appuie sur une architecture robuste et parfaitement adaptée aux plateformes les plus courantes dans les entreprises de divers secteurs.

Augmentez vos revenus grâce au Catalogue Interactif VizCo

février 10th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Peu d’outils peuvent prétendre influencer directement les revenus de votre entreprise. C’est pourtant ce que vous propose le Catalogue Interactif VizCo. Voyez comment cet outil de vente peut remplir davantage vos coffres.

 

La décision d’investir dans un Catalogue Interactif se justifie non seulement par les réductions de dépenses qui en résultent, mais également par les revenus supplémentaires qui découlent de cet investissement. Voici cinq façons par lesquelles le Catalogue Interactif VizCo peut accroître vos revenus.

 

1. Remporter plus de soumissions

Un bon moyen de remporter un appel d’offre est d’y répondre rapidement avec une soumission claire et précise. Le simple fait de répondre rapidement démontre que l’entreprise est proactive et organisée, ce qui rassure le donneur d’ordres.

Grâce à un Catalogue Interactif VizCo, vous pourrez réduire de façon drastique le temps de soumission. Certaines entreprises ont vu leur temps de soumission être réduit de 95% passant de 60 minutes à 3 minutes! Grâce à cette économie de temps, les départements de soumission/estimation peuvent non seulement réduire le temps de réponse, mais aussi augmenter le nombre de soumissions produites et, par le fait même, le nombre de soumissions remportées!

 

2. Être à l’écoute du client en proposant des scénarios d’options

Combien de fois un client vous a demandé deux ou trois versions d’une même soumission avec des options différentes? Si votre entreprise est mal préparée et que vous devez rédiger les soumissions à la main ou avec un fichier Excel, ce pénible exercice peut vous sembler harassant. Mais pour le client, la possibilité de comparer plusieurs scénarios peut être primordiale, surtout si vous travaillez avec des designers ou des architectes.

À l’aide d’un Catalogue Interactif VizCo, il vous sera facile de copier une soumission, de faire des modifications et de proposer immédiatement une alternative à votre client. De plus, avec un Catalogue Interactif VizCo, il est possible de gérer les versions et les révisions de vos soumissions.

 

3. Orienter les commandes de vos distributeurs vers les options à haute valeur ajoutée

La plupart des entreprises aquérant un Catalogue Interactif VizCo le font pour supporter leur réseau de distribution et le font souvent par obligation. Elles veulent ainsi faciliter la tâche de leurs distributeurs mais peuvent aussi subtilement influencer leurs décisions en orientant ceux-ci vers les options à haute valeur ajoutée.

En effet, lors de la construction d’un Catalogue Interactif VizCo il est facile de déterminer des choix par défaut pour les différentes options de vos produits. Ceci a pour effet d’augmenter de façon significative les probabilités de vendre ces options. Évidemment, il est également possible de ne pas offrir d’emblée les options pour lesquelles les marges de profit sont faibles.

 

4. Faciliter l’exportation de vos produits

Bien souvent, le meilleur moyen pour les entreprises canadiennes de prendre de l’expansion est d’exporter leurs produits. Bien qu’elle puisse offrir des opportunités en or, l’exportation cause parfois des maux de tête aux manufacturiers. Grâce à un Catalogue Interactif VizCo, il devient plus simple d’exporter car le catalogue est multi-langues, multidevises et multi-escomptes. De plus, cet outil puissant permet de guider les revendeurs afin d’éviter les commandes incohérentes.

 

5. Devenir un leader dans votre secteur d’activité

Démarquez-vous de vos concurrents en étant le premier à offrir un Catalogue Interactif dans votre industrie. Avec les années, nous avons remarqué que les premières entreprises à offrir des catalogues interactifs aux distributeurs ont fait d’importants gains en parts de marché. En effet, les distributeurs perçoivent l’entreprise qui lui fournit un Catalogue Interactif comme un leader de l’industrie. Dans certaines industries, les revendeurs exigent maintenant d’avoir un Catalogue Interactif. Le Catalogue Interactif VizCo devient donc un outil de marketing et un gage de crédibilité, tout comme un site web.

Une fois le premier Catalogue Interactif lancé, un effet contagieux se produit dans l’industrie et sonne le départ d’une course chez les compétiteurs pour l’obtention d’un logiciel de soumission. Les premières entreprises à avoir pris ce tournant sont alors bien avantagées car elles ont pris le temps de bien concevoir leur catalogue, contrairement à celles qui doivent ensuite le faire à la course.

 

En somme, le Catalogue Interactif VizCo peut faire la différence dans les revenus que génèrent vos activités. Positionnez avantageusement votre entreprise dans votre industrie et valorisez votre image de marque avec un Catalogue Interactif VizCo.

 

Pierre Dauphinais, ing. jr.

Un catalogue interactif, dépense ou investissement?

janvier 13th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Les logiciels sont trop souvent considérés comme un moindre mal coûteux, mais qu’en est-il vraiment? Comment se comparent leur coût et les économies qu’ils génèrent?

 

La plupart des logiciels sont perçus comme des dépenses par les entreprises manufacturières car ceux-ci sont intangibles et n’ont aucune valeur de revente, contrairement aux machines qui constituent un actif. Par contre, tout bon gestionnaire de projet sait que l’important ne tient pas seulement dans le coût de l’investissement mais aussi dans ce qu’il rapporte!

 

Si vous songez à faire l’acquisition d’un Catalogue Interactif ou d’un configurateur de produits, considérez les aspects suivants :

  • le prix du logiciel (licences et implantation);
  • la période de temps nécessaire au retour sur investissement;
  • le taux de rendement interne (TRI, le taux d’intérêt que vous obtiendrez pour l’emprunt);
  • les économies réalisées grâce au logiciel;
  • les revenus générés par le logiciel;
  • les pertes d’opportunités si vous ne procédez pas à l’acquisition du logiciel.

 

Diminuez vos coûts d’opération grâce au Catalogue Interactif VizCo

1. Diminuez les coûts reliés aux erreurs de prises de commandes

La première et la meilleure raison pour faire l’acquisition d’un catalogue interactif réside sans doute dans la réduction des erreurs de prise de commandes. En effet, pour les manufacturiers de produits « sur mesure », les risques d’erreur sont directement proportionnels au nombre de paramètres et au nombre d’options de leurs produits. Cette personnalisation de leurs produits – pouvant générer beaucoup de valeur ajoutée – peut aussi devenir une source de tracas en cas de problème de gestion.

Il existe une corrélation entre les coûts engendrés par une erreur et le moment de sa détection par le manufacturier. Le graphique ci-dessous illustre cette corrélation :

 

 Une erreur détectée lors de la conversion de la soumission en commande aura peu d’impact, sinon l’agacement du client.

Une erreur se manifestant à la mise en production demandera une modification de la planification des ressources et de l’ordonnancement des ordres de travail. Ce type d’erreur n’est pas catastrophique s’il reste isolé, mais ses conséquences peuvent être néfastes s’il se produit plusieurs fois sur une longue période de temps. On constate alors une redondance de la vérification de la planification. De façon pratique, les contremaîtres d’usine écopent et doivent corriger le tir.

Au niveau de la production, des systèmes de contrôle de qualité coûteux mais nécessaires parviennent généralement à déceler les erreurs pouvant se produire. Par contre, en analysant les causes de ces erreurs avec des techniques comme le diagramme de causes à effets (appelé aussi Ishikawa ou « Fishbone diagram », illustré ci-dessous), on constate trop souvent que c’est la qualité de l’information fournie en amont du système de production qui pose problème. Les erreurs se manifestant à ce niveau s’avèrent très coûteuses car elles impliquent un gaspillage de temps et de matières premières.

 

Diagramme de causes à effets

 

Ultimement, une erreur constatée chez le client est tout simplement catastrophique. En plus d’entraîner un gaspillage de matières premières, la production de la commande doit être reprise dans les délais les plus rapides, ce qui provoque un ré-ordonnancement de toute la production pouvant générer d’autres délais de livraison. Par dessus tout, la mauvaise perception du client constitue la conséquence la plus grave car celui-ci pourrait ne plus vouloir commander auprès de cette entreprise, parler de cette mésaventure à son réseau d’affaires et ainsi nuire à la réputation du manufacturier.

Il est donc primordial d’éliminer les erreurs à la source car plus leur détection est tardive, plus ces erreurs sont coûteuses. Le Catalogue Interactif VizCo peut contribuer de façon très importante à la réduction des erreurs et des pertes qu’elles engendrent en assurant une prise de commande conforme aux possibilités des produits et aux désirs des clients. De plus, l’information entrée lors de la prise de commande est directement transférable à la chaîne de production et évite ainsi les problèmes de transmission, de retranscription et d’interprétation.

 

2. Diminuez les coûts de formation des distributeurs

Les coûts de formation des distributeurs sont trop souvent sous-estimés. En effet, la plupart des entreprises investissent beaucoup pour se construire un réseau de distribution. Avec la croissance de ce réseau, les coûts de l’entretien qu’il nécessite augmentent également. Trois principaux facteurs influences les coûts de formation des distributeurs :

  • La complexité de votre gamme de produits : L’éventail de possibilités et d’options que proposent les produits « sur mesure » – appelés également produits paramétriques – doit être bien connu des distributeurs afin que ceux-ci s’assurent que les choix des clients correspondent à ce qui est possible de produire. Plus les produits sont complexes, plus la formation sur les combinaisons possibles d’options est longue et coûteuse.
  • La distance entre le manufacturier et ses distributeurs : Plus la distance est grande, plus les erreurs de commande sont coûteuses car elles impliquent des frais de transport importants. Une formation plus poussée des distributeurs peut contribuer à réduire ces erreurs, mais demande des investissements importants.
  • La barrière de la langue : Dans un contexte d’exportation, la formation doit être donnée dans plusieurs langues différentes. Le niveau de maîtrise des différentes langues du manufacturier et des distributeurs peut entraîner des malentendus, de la confusion… bref, des pertes de temps et d’argent.

Le Catalogue Interactif VizCo contribue à la réduction des coûts de ces trois facteurs. Il réduit d’abord les problèmes de connaissance de la complexité des produits en ne permettant que les combinaisons d’options possibles, ce qui évite au distributeur d’interpréter ces possibilités. Grâce aux règles d’activation des options et aux règles de validation des produits, il est impossible pour un distributeur de commander un produit incohérent, peu importe le niveau de connaissance du distributeur sur les produits du Catalogue. De plus, le Catalogue Interactif VizCo calcule les prix de tous ses produits et des options possibles, tout en tenant compte des escomptes et des devises. En centralisant et en organisant l’information sur les produits d’un manufacturier, le Catalogue Interactif VizCo réduit donc les besoins en formation des distributeurs et, de ce fait, les coûts liés à celle-ci et à la méconnaissance des produits.

Le Catalogue Interactif VizCo atténue également les effets de la distance géographique entre le manufacturier et ses distributeurs de multiples manières. D’abord, en ne permettant que les commandes de produits 100% fabricables, le Catalogue réduit l’impact des erreurs de production sur les coûts de transport. En plus de cet effet positif, le Catalogue limite également de façon significative les demandes de support des manufacturiers en gérant lui-même les relations entre les options et en ne permettant que des commandes logiques et claires. Peu importe où se trouvent les distributeurs, l’information de qualité circule avec la même efficacité.

Enfin, le Catalogue Interactif VizCo permet de saisir des commandes et de générer de rapports en plusieurs langues à partir des mêmes données de base. Les erreurs de commande en raison d’une mauvaise compréhension des informations sont donc grandement réduites. Le Catalogue atténue les interférences de communication entre différentes langues et facilite les exportations dans différents pays.

 

3. Diminuez les délais de mise en production

La mise en production de produits « sur mesure » nécessite une gestion complexe. En effet, les BOM (Bills Of Material) ou listes des composantes doivent être adaptés quotidiennement pour répondre aux besoins des commandes. Toute l’information du formulaire de commande doit alors être retranscrite dans le logiciel de gestion de production, quand celui-ci permet la gestion de recettes de production. Dans le pire des cas, tout doit être géré manuellement à l’aide de chiffrier comme Excel. Ceci entraîne des actions à faible valeur ajoutée qui viennent gonfler les coûts fixes de production et gruger sensiblement les marges bénéficiaires.

Un configurateur de produit permet de stocker et d’organiser toutes les données d’une commande dans une seule et même base de données et ce, dès la soumission. Couplé à un module MRP, le configurateur de produit permet de transférer automatiquement les informations pour les recettes de production lorsque la soumission est convertie en commande. Il automatise ainsi la mise à jour de BOM et des bons de travail (Work Orders). L’entrée de donnée ne se fait alors qu’à la commande et le logiciel se charge du traitement et du transfert de l’information à toutes les étapes de la production, éliminant ainsi les coûteuses tâches de retranscription et les risques d’erreurs qui y sont associés. Le personnel libéré de ces fonctions peut être redéployé vers des tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

4. Facilitez l’embauche de nouveau personnel à l’estimation

Les changements de personnel coûtent cher aux manufacturiers puisque le transfert des connaissances et de l’expérience des employés qui quittent un poste peut être difficile et long. La pénurie de main d’œuvre qualifiée qui s’annonce très prochainement n’arrange rien à l’affaire. En effet, l’exode imminent des baby-boomers vers la retraite (au tournant de 2011) entraînera la perte de bon nombre de techniciens chevronnés attitrés vers des postes d’estimation. Le savoir-faire de plusieurs entreprises manufacturières en souffrira.

L’implantation d’un configurateur de produit (moteur d’un catalogue interactif) permet de transposer et de standardiser toutes les connaissances bien enfouies dans les têtes des piliers des entreprises dans une base de données organisée. Cette base de données assure alors la pérennité et l’accès aux connaissances de l’entreprise, ce qui les rend moins vulnérables aux changements de personnel.

De plus, une fois le logiciel complété et testé, il devient facile d’enseigner ces connaissances aux nouveaux employés. Le nouvel estimateur possède alors un outil bien rodé qui peut le supporter dans l’apprentissage de sa nouvelle tâche. Ceci permet de réduire le nombre d’erreurs attribuables à l’inexpérience et permet aux nouveaux employés de devenir rentables plus rapidement.

 

5. Calculez des marges de profit précises grâce au prix de revient, même pour un produit sur mesure

Avec les variations du dollar canadien et des coûts des matières premières, il est plus crucial que jamais de calculer un prix de revient.

Souvent, les prix sont basés sur des tables de coûts qui n’ont évolué qu’en pourcentage au cours des années. Les entreprises qui font l’exercice de se convertir au prix de revient découvrent généralement de grandes surprises. Parfois, elles constatent que la marge de profit sur un produit a considérablement diminué avec les années et qu’il est plus rentable de cesser de le fabriquer.

Un configurateur facilite grandement la conversation au prix de revient pour les manufacturiers qui fabriquent des produits sur mesure. En effet, tous les paramètres, les options et saisie lors de la commande sont emmagasiner dans une base de donnée. À l’aide de ces informations et des règles de calcul de prix du manufacturier, il devient simple d’automatiser le prix de revient même pour un produit sur mesure. Évidemment, toutes ces informations peuvent être par la suite transférées à n’importe quel autre logiciel de comptabilité commun qui trop souvent n’offre pas de solution pour la fabrication de produits personnalisés.

 

En somme, le Catalogue Interactif VizCo contribue à la réduction des coûts d’opération d’une entreprise manufacturière à plusieurs niveaux. Les économies ainsi réalisées dépassent largement l’investissement que ces logiciels nécessitent. Dans un prochain article, nous verrons comment ce catalogue et ce configurateur peuvent également accroître les revenus d’un manufacturier.

 

Pierre Dauphinais, conseiller en lean manufacturing

Treize trucs pour schématiser efficacement un produit

janvier 13th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

La construction d’un Catalogue Interactif passe d’abord par une étape de description schématique des produits à inclure au Catalogue. Voyez comment vous pouvez rendre ce processus efficace.

 

Vous voulez construire un Catalogue Interactif de vos produits. Pour représenter vos produits informatiquement dans ce Catalogue, vous devez d’abord les analyser pour établir une sorte de carte de leurs caractéristiques, des options disponibles ainsi que des interrelations entre les diverses informations sur vos produits. C’est ce qu’on appelle la schématisation de produits. Voici dix trucs pour rendre cette opération plus efficace.

 

1.      Pensez à un plan

Un schéma de produit peut se comparer à un plan de maison. Plus le plan est détaillé et clair, plus il sera facile de construire la maison et moins de place sera laissée à l’improvisation. La construction devrait également comporter moins d’erreurs ou de problèmes si le plan prévoit tous les travaux à faire à partir d’informations exactes et validées. De même, si le schéma de produit est bien conçu, la configuration d’un produit dans le Catalogue Interactif engendrera moins de délais et de dépassement de coûts.

 

2.      Centralisez vos informations

Un des objectifs de la schématisation est de centraliser les connaissances d’ingénierie de l’entreprise dans une même base de données. Il est donc important de faire intervenir toutes les personnes qui connaissent les produits (opérateurs, ouvriers, représentants, ingénieurs, etc.) pour valider le schéma. Ainsi, le schéma reflétera un portrait complet issu de plusieurs points de vue.

 

3.      Faites de votre schéma une référence

Le schéma d’un produit devrait dicter comment configurer un produit dans le Catalogue Interactif. En effet, puisque le schéma rassemble toutes les connaissances sur un produit et qu’il est construit avec la collaboration de plusieurs intervenants, le schéma constitue la pierre angulaire de votre Catalogue. Tout changement ou correction à apporter dans un produit devrait d’abord passer par le schéma, de façon à ce que le Catalogue reste une transposition informatique de ce schéma. Le schéma devrait être consigné avec les autres documents importants de l’entreprise.

 

4.      Soyez logique et cohérent

Clarifiez les liens logiques entre les différentes caractéristiques de vos produits (par exemple, les choix de couleurs possibles en fonction des matériaux disponibles). Assurez-vous de bien définir les liens de cause à effet entre les diverses questions à poser sur vos produits. Si les relations de dépendance et les conditions entre ces caractéristiques s’avèrent compliquées et difficiles à conceptualiser en schématisation, elles seront coûteuses, incommodes et probablement inefficaces dans la configuration de votre Catalogue Interactif.

 

5.      Investissez là où ça compte

En suivant la Loi de Pareto (ou 80-20), planifiez que 80% de vos produits nécessiteront 20% de vos efforts de schématisation. Pour les 20% de produits restants, voyez comment vous pouvez réduire les 80% d’efforts anticipés. Mesurez bien la pertinence et la rentabilité des options possibles pour ces produits. Restez vigilant face à ce qui peut embourber la schématisation (comme de longues discussions sur ce qui est faisable ou souhaitable dans un produit). Les produits plus complexes ou moins bien définis peuvent être schématisés et configurés dans une phase ultérieure du projet, après un premier déploiement de votre Catalogue Interactif.

 

6.      Rendez vos produits plus payants

Un des buts de la schématisation et de la configuration d’un Catalogue Interactif est de mettre un prix sur chaque composante d’un produit. Pendant la schématisation, gardez en tête que la plupart des caractéristiques d’un produit ont un prix. Bien entendu, la schématisation peut comporter des options incluses dans le prix de base du produit. Misez toutefois sur la simplicité de ces caractéristiques afin de rendre leur coût de production et de configuration aussi bas que leur prix.

 

7.      Priorisez votre production fréquente

Schématisez ce qui représente 90% de votre production annuelle. Mettez les 10% plus rares dans des portes de sortie (comme des descriptions à ajouter manuellement lors d’une soumission ou d’une commande) de façon à éviter d’investir beaucoup de temps de schématisation et de configuration du Catalogue Interactif dans ce qui ne rapporte pas suffisamment pour justifier cet investissement. Profitez également de cet exercice pour faire le ménage de vos produits, de façon à mettre en valeur vos produits principaux et réduire les particularités coûteuses, rares et encombrantes.

 

8.      Évitez les redondances

Un schéma efficace réussit à condenser l’ensemble des caractéristiques d’un produit dans un nombre limité de questions. Puisqu’un Catalogue Interactif vise à simplifier la présentation des options des produits et à faciliter la saisie de commande, la schématisation doit éviter de se perdre dans les détails et les questions redondantes ou pointilleuses. Le niveau de précision du schéma ne devrait pas dépasser ce qui est requis pour une soumission ou une commande.

 

9.      Assurez-vous d’être clair et compris

Puisqu’un grand nombre d’intervenants peut être appelé à consulter, à utiliser et à valider le schéma de vos produits, portez une attention soutenue à sa lisibilité et à l’accessibilité des concepts et des termes employés. Bien que le schéma reste une représentation abstraite d’un produit, il doit est conçu en gardant à l’esprit que plusieurs personnes doivent pouvoir le comprendre malgré un niveau de connaissance varié du produit. Cette lisibilité est d’autant plus nécessaire lorsque la construction du Catalogue Interactif est confiée à d’autres personnes que celles qui ont préparé le schéma de produit.

 

10.    Orientez les choix de vos clients

Spécifiez dans votre schéma les options que vous désirez mettre à l’avant-plan dans vos produits. Ces options pourront être présentées par défaut dans votre Catalogue Interactif, de façon à ce qu’elles soient vues en premier pendant la soumission ou la commande. Vous pouvez également marquer les questions qui doivent attirer l’attention des clients de façon à les contraindre à choisir eux-mêmes les options qu’ils désirent. Ainsi, les décisions prises en connaissance de cause peuvent éviter de coûteux malentendus.

 

11.    Progressez par cycles

Construisez vos schémas de produits par boucles d’amélioration plutôt qu’en cherchant à compléter chaque étape avant de passer à la suivante. Ainsi, commencez par schématiser la structure de base d’un premier produit, validez cette première ébauche dans l’entreprise, apportez les améliorations nécessaires, complétez les informations manquantes, revérifiez le schéma avec les autres intervenants de l’entreprise, corrigez ce qui doit l’être, poursuivez ce cycle si nécessaire et commencez le schéma du produit suivant. De même, débutez la configuration de votre Catalogue Interactif avec un premier schéma validé et complété, testez cette configuration avec les utilisateurs, apportez les correctifs pertinents, poursuivez le processus de validation et de correction tout en amorçant la configuration du produit suivant.

 

12.    Visez la constance

Suivez le même style de schématisation pour tous vos produits à analyser. Établissez au préalable la nomenclature à utiliser de façon à être prévisible d’une question à l’autre et d’un produit à l’autre. Notez de la même manière le même type de caractéristique avec la même organisation des informations. Cette constance facilitera la compréhension et la cohérence du schéma tout en réduisant les risques d’erreurs.

 

13.    Maintenez vos schémas à jour

Après la configuration, la maintenance de votre catalogue sera grandement facilitée si les schémas sont toujours gardés à jour. Le schéma ne devrait pas être un document temporaire servant uniquement à construire le Catalogue Interactif pour ensuite se retrouver oublié aux archives. Puisque toutes les connaissances d’un produit sont rassemblées dans un schéma, celui-ci devrait être révisé périodiquement, même après la configuration, afin de s’assurer qu’il comporte les informations les plus récentes sur un produit. De cette façon, le schéma continuera de guider les mises à jour et la maintenance du Catalogue Interactif.