Posts Tagged ‘logiciel de soumission-commande’

Relecture : Pour mieux organiser vos ventes, informatisez-les!

août 12th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

Réconciliez votre département des ventes et votre département de la production avec un outil de vente, rapide, précis et efficace.

 

Vizco présente une relecture des articles qui ont suscité le plus d’intérêt dans les publications précédentes de son info-lettre.

 

Les manufacturiers de produits sur mesure sont souvent confrontés à des problèmes émanant de désaccords entre les ventes et la mise en production.

D’une part, le département des ventes mise sur la rapidité afin d’arriver à donner un prix dans les meilleurs délais. Cette rapidité est souvent gagnée aux dépends de la précision. De plus, des outils inadéquats permettent mal de gérer des produits plus complexes et peuvent être source d’erreurs.

D’autre part, la mise en production exige qu’une commande comprenne des informations complètes, exactes et précises. Les soumissions expéditives doivent être entièrement révisées pour corriger les informations erronées, ce qui entraîne une surcharge de travail et peut causer des délais supplémentaires.

L’idéal pour tout le monde serait donc que l’entreprise se dote d’un outil de prise de soumission et de commande permettant :

  • De n’offrir que les possibilités et les combinaisons d’options 100% fabricables et de valider les données dès le départ;
  • D’obtenir un prix juste et précis en fonction des options choisies;
  • De générer automatiquement la nomenclature des sous-composantes (Bill of Materials) et les dessins CAD nécessaires.

Un configurateur de produits peut répondre à ces besoins. Ce configurateur permet aux vendeurs de créer une soumission complète en quelques minutes. Il dégage également les bureaux d’ingénierie d’une grande part du travail de révision des commandes.

Les entreprises qui se dotent d’un configurateur de produits constatent les bienfaits de cet outil car il leur permet de répondre plus vite aux demandes des clients tout en faisant moins d’erreurs. Avec des commandes rapides et justes, c’est toute l’entreprise qui bénéficie de la qualité de l’information saisie dès la soumission et disponible pour chaque département.

 

Pour revoir l’article original d’août 2009 : Pour mieux organiser vos ventes, informatisez-les!

Préparez votre saison 2015 dès maintenant!

août 4th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

Votre saison 2014 bat son plein. Vous vous lancez dans le dernier droit avant la basse saison. Vous pensez que vous pourrez alors souffler et préparer votre saison 2015 à tête reposée.

Mais vos débuts de saisons se ressemblent-ils? Êtes-vous à la course pour mettre à jour vos catalogues, vos listes de prix, vos connaissances de vos produits et de vos options?

L’équipe de Trikeb voit le même scénario se produire chaque hiver chez ses clients saisonniers. Vers le 20 janvier, c’est l’éveil. La prochaine saison arrive à grands pas! Vite, il faut réviser les catalogues VizCo pour y intégrer les nouveaux produits, les nouvelles options et les nouveaux prix! Tout doit être prêt avant le 1er mars, date officieuse du début de la nouvelle saison!

Bien sûr, certains de ces changements dépendent des fournisseurs qui révisent eux-mêmes leurs produits et leurs prix en cours de saison. Il est donc difficile d’appliquer ces changements avant que les fournisseurs ne les communiquent. Mais d’autres mises à jour à préparer dépendent de nos clients eux-mêmes, par exemple lorsqu’ils souhaitent modifier leur gamme de produits, réviser leurs propres prix, renouveler leur image de marque ou leurs rapports. Il est donc possible d’étaler dans le temps les changements à faire plutôt que de les accumuler entre l’éveil du 20 janvier et le début de la saison en mars.

Ne vous laissez plus piéger par vos débuts de saison. Planifiez vos changements dès que vous les connaissez. Vous réduirez alors l’anxiété des débuts de saison et vous aurez une longueur d’avance sur vos concurrents.

 

Choisir un fournisseur informatique : une question d’attitude

mars 11th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

Acheter un logiciel de gestion manufacturière ressemble plus à un mariage qu’à l’achat d’une paire de souliers. Comment trouver le bon parti?

 

Comment vendez-vous vos produits? Seriez-vous porté à acheter un produit informatique d’un fournisseur qui vend comme vous le faites? L’importance de l’investissement dans un logiciel de gestion manufacturière devrait mener l’acheteur potentiel à se renseigner sur le fournisseur informatique qui propose ses produits et à s’assurer qu’une relation de confiance peut être à établie avec lui. Les indices suivants sont à investiguer.

 

Attitude du fournisseur face au manufacturier : L’intégration d’un logiciel de gestion manufacturière ne se fait pas en criant ciseaux. Pour réussir un tel projet, le fournisseur informatique et le manufacturier doivent apprendre à se connaître, analyser les besoins du manufacturier et voir comment le logiciel peut y répondre. C’est seulement après cette démarche préliminaire que le manufacturier et le fournisseur disposent de suffisamment d’informations pour établir de quelle façon l’implantation du logiciel est envisageable. Dans ce contexte, la vente à pression ou l’incitation à une prise de décision rapide sont des attitudes inappropriées pour un fournisseur puisqu’elles sautent des étapes et peuvent mener le manufacturier à investir dans un outil qui ne lui convient pas, qui ne répond pas à ses besoins, qui ne fonctionne pas selon ses attentes. Le manufacturier doit alors se demander ce que cherche le fournisseur informatique. Veut-il établir une relation à long terme ou conclure une vente rapidement?

 

Attitude du fournisseur face à ses concurrents : Un projet d’implantation de logiciel de gestion manufacturière repose principalement sur les besoins d’un manufacturier et la capacité du fournisseur à y répondre. Le fournisseur a donc tout intérêt à démontrer comment ses produits peuvent répondre aux besoins du manufacturier. Le manufacturier devrait également chercher à savoir comment le fournisseur se positionne par rapport à ses concurrents. Comment ce fournisseur parle-t-il de ses concurrents et de leurs produits? Comment démarque-t-il ses produits de ceux de ses concurrents? Compare-t-il les forces de ses produits aux forces des produits concurrents ou préfère-t-il dénigrer ses concurrents pour chercher à les reléguer à l’arrière-plan? Qu’est-ce que le fournisseur dit et ne dit pas de ses propres produits et de ceux de ses concurrents? Que peut-on percevoir des motivations réelles du fournisseur dans ses arguments de vente par rapport à ses concurrents?

 

Nom et réputation du fournisseur : Lorsqu’une entreprise jouit d’une bonne réputation, elle se fait un devoir de mettre son nom en valeur. Ce nom jalousement protégé sert à créer un souvenir durable qui portera les acheteurs à penser à ce nom avant tout autre. Toute la réputation de l’entreprise est contenue dans ce nom. Dans cet esprit, pourquoi une entreprise changerait-elle de nom, ne serait-ce qu’une seule fois? Quel est l’objectif de ce changement? Serait-ce parce que le « souvenir durable » de l’ancien nom n’est pas à l’avantage de l’entreprise? Un acheteur devrait se renseigner sur la conduite d’un fournisseur face à son nom. A-t-il déjà changé de nom? Si oui, pourquoi? Quels sont les noms précédents de ce fournisseur? Quelle réputation ces noms véhiculent-ils?

 

Informations sur la taille et les activités de l’entreprise : Bien que toute entreprise ne souhaite pas tout dévoiler d’elle-même, une relation d’affaires entre un fournisseur informatique et un manufacturier repose sur une certaine franchise réciproque. Ainsi, le manufacturier devrait chercher à connaître la taille et les activités du fournisseur afin de se faire une idée de la capacité de ce fournisseur à livrer un produit efficace qui répond aux besoins du manufacturier. Lorsque le fournisseur donne des informations véridiques sur lui-même, même si celles-ci peuvent ne pas être entièrement avantageuses pour le fournisseur, il est plus facile pour le manufacturier d’ajuster ses attentes envers ce fournisseur et de juger si celui-ci est digne de confiance et peut remplir le mandat établi entre le manufacturier et le fournisseur. À l’inverse, on peut se poser des questions sur les motivations d’un fournisseur qui gonfle ou masque des informations sur lui-même.

 

On le sait, une relation d’affaires durable et avantageuse pour toutes les parties repose sur la confiance et la transparence. Pour cultiver cette confiance, il importe que le manufacturier dispose d’informations vraies et vérifiables sur le fournisseur et que celui-ci soit disposer à accompagner le manufacturier dans une prise de décision mûrie et réfléchie, sans empressement ni pression indue.

Relecture : Treize trucs pour schématiser efficacement un produit

février 11th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

La construction d’un Catalogue Interactif passe d’abord par une étape de description schématique des produits à inclure au Catalogue. Voyez comment vous pouvez rendre ce processus efficace.

 

Vizco présente une relecture des articles qui ont suscité le plus d’intérêt dans les publications précédentes de son info-lettre.

 

Avant de commencer la configuration d’un Catalogue interactif, il faut d’abord analyser les produits du catalogue afin de structurer les informations sur leurs propriétés, leurs options, les prix, etc.

 

Voici quelques trucs pour atteindre les quatre objectifs que vise cette analyse.

 

1.     Organiser la structure des produits dans le catalogue

  • Pensez à un plan. Plus le schéma de produit sera précis, moins grands seront les risques d’erreur, les délais et les dépassements de coût lors de la configuration.
  • Soyez logique et cohérent. Assurez-vous de bien définir les liens de cause à effet entre les diverses questions à poser sur vos produits.
  • Évitez les redondances. Un schéma efficace réussit à condenser l’ensemble des caractéristiques d’un produit dans un nombre limité de questions.
  • Visez la constance. Suivez le même style de schématisation pour tous vos produits à analyser.

 

2.     Centraliser et partager les données

  • Centralisez vos informations. Toutes les personnes qui connaissent les produits (opérateurs, représentants, ingénieurs, etc.) devraient participer à bâtir le schéma.
  • Faites de votre schéma une référence. Le schéma d’un produit devrait dicter comment configurer un produit dans le Catalogue interactif.
  • Assurez-vous d’être clair et compris. Portez une attention soutenue à sa lisibilité et à l’accessibilité des concepts et des termes employés.
  • Maintenez vos schémas à jour. Après la configuration, la maintenance de votre catalogue sera grandement facilitée si les schémas sont révisés périodiquement.

 

3.     Gagner du temps de configuration

  • Investissez là où ça compte. Planifiez que 80% de vos produits nécessiteront 20% de vos efforts de schématisation. Pour les 20% de produits restants, voyez comment vous pouvez réduire les 80% d’efforts anticipés.
  • Priorisez votre production fréquente. Schématisez ce qui représente 90% de votre production annuelle et mettez les 10% plus rares dans des portes de sortie.
  • Progressez par cycles. Construisez vos schémas de produits par boucles d’amélioration plutôt qu’en cherchant à compléter chaque étape avant de passer à la suivante.

 

4.     Préparer la vente des produits

  • Rendez vos produits plus payants. Misez sur la simplicité pour réduire le coût de vos produits et dégager une meilleure marge de profit.
  • Orientez les choix de vos clients. Spécifiez dans votre schéma les options que vous désirez mettre à l’avant-plan dans vos produits.

 

Pour revoir l’article original de janvier 2009 : Treize trucs pour schématiser efficacement un produit

Relecture : Le moment idéal

janvier 14th, 2014 by Louis-Félix Bergeron

Dans la tourmente des cycles économiques, quel est le meilleur moment pour améliorer les procédés d’affaires et la productivité d’une entreprise?

 

Vizco présente une relecture des articles qui ont suscité le plus d’intérêt dans les publications précédentes de son info-lettre.

 

Le meilleur moment pour améliorer votre productivité serait-il quand vous avez le vent dans les voiles, quand le carnet de commandes est bien rempli?

Oui, mais vous avez tellement à faire que vous n’avez pas de temps ou de ressources à y consacrer. Vous savez que si vous étiez plus productifs et mieux organisés, vous pourriez mieux répondre à la demande. Mais…

 

Ce meilleur moment serait-il alors pendant une période creuse?

Oui, mais l’avenir vous inquiète et vous hésitez à vous engager dans un projet qui demande de grandes décisions et des investissements importants. Vous savez que la baisse d’activité libère du temps pour perfectionner les employés, pour mieux organiser la production, pour innover. Mais…

 

Alors le meilleur moment serait-il lorsque la reprise s’amorce?

Oui, mais avec tous les clients qui ont attendu des temps meilleurs, les commandes recommencent à être de plus en plus nombreuses. Vous savez que vos meilleurs concurrents ont profité de la récession pour se mettre à jour dans leurs outils informatiques, perfectionner leurs procédés et améliorer leur productivité. Mais…

 

Doit-on conclure que le meilleur moment sera quand vous vendrez votre entreprise à un compétiteur?

Vous voyez maintenant ce compétiteur implanter un nouveau système de production qui réduit les pertes et le gaspillage et qui augmente les ventes et la qualité des produits. C’est ce même système qui lui a fait gagner des parts de marché à vos dépends. Si seulement vous aviez su…

 

Le moment idéal pour améliorer votre productivité, c’est maintenant!

 

Pour revoir l’article original de mars 2009 : Le moment idéal

Accélérez vos mises à jour de catalogue avec VizQuote

octobre 17th, 2012 by Louis-Félix Bergeron

Les changements de prix vous donnent des maux de tête? Avec VizQuote, les nouvelles publications de catalogues se font maintenant aisément.

Nos clients apprécient les fonctionnalités de publication de catalogue de VizQuote qui leur permettent de gagner du temps en téléchargeant leurs nouvelles versions vers notre serveur de mise à jour. Fini les opérations répétitives de mise à jour sur les postes des distributeurs et des employés.

Les utilisateurs VizQuote s’assurent ainsi de toujours utiliser les versions les plus récentes de leurs catalogues puisque le logiciel les avise dès qu’une nouvelle publication est disponible.

Gardez votre réseau de distribution à jour grâce à VizQuote!

VizQuote passe aux mises à jour automatisées

avril 4th, 2012 by Louis-Félix Bergeron

Bénéficiez maintenant plus facilement des nouvelles fonctionnalités de VizQuote grâce aux mises à jour automatisées. À l’ouverture du logiciel, un message vous indique qu’une nouvelle version est disponible pour vous. Il ne vous reste plus qu’à laisser le logiciel se mettre à jour et à apprécier les améliorations qu’elle contient.

Prenez les commandes avec VizQuote!

VizConnect : Une façon simple de relier VizQuote et votre logiciel comptable

janvier 12th, 2011 by Louis-Félix Bergeron

Vous rêvez de vous doter d’un bon logiciel de soumission-commande tout en conservant votre logiciel comptable préféré? C’est possible avec VizConnect, le module VizCo permettant à VizQuote d’envoyer vos données de commande vers un logiciel de comptabilité comme Acomba ou Avantage.

Plus précisément, VizConnect permet:

  • La synchronisation des fiches-client avec le système financier;
  • Le transfert des commandes facturées vers le système financier;
  • Le transfert des écritures comptables pertinentes vers le système financier.

Vous profitez alors des bénéfices d’un configurateur de produits performant tout en conservant ceux de votre logiciel financier favori.

Prenez les commandes avec VizQuote… et VizConnect!

Responsabilités, pouvoirs et engagement dans un projet de configurateur de produits

décembre 15th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Le succès d’un projet de configurateur de produits dépend bien plus qu’on ne le pense des moyens déployés pour une progression quotidienne.

 

La vaste majorité des entreprises qui investissent dans un projet de configurateur de produit le font avec la conviction que ce configurateur de produit améliorera leurs ventes et leur donnera une longueur d’avance sur leurs concurrents. Plusieurs entreprises s’assurent même de prendre les moyens nécessaires pour éviter les nœuds à l’implantation de ce type de projet. Parmi ces moyens, la nomination d’un chargé de projet chez ces entreprises permet à ces dernières de consacrer des ressources internes qui veilleront à la bonne marche du projet. Ce chargé de projet permet de moins recourir aux services de l’intégrateur et de développer une plus grande autonomie face au projet.

 

Paradoxalement, la nomination d’un chargé de projet peut engendrer deux problèmes relativement fréquents :

  • L’attribution de responsabilités au chargé de projet sans les pouvoirs nécessaires pour les assumer;
  • Le désengagement de l’entreprise et de ses ressources dans le projet.

 

Responsabilités et pouvoirs

Si une entreprise manufacturière peut confier les responsabilités d’un projet de configurateur de produit à un chargé de projet, il arrive fréquemment que ces responsabilités ne soient pas accompagnées des pouvoirs qui y sont rattachés. Dans cette situation, le chargé de projet ne dispose pas de la marge de manœuvre requise pour jouer pleinement son rôle. En effet, sans pouvoirs associés à ses responsabilités, il peut difficilement utiliser les ressources de l’entreprise selon les besoins du projet et voir à ce que le projet atteigne ses objectifs.

C’est pourquoi, dans un projet de configurateur de produit, les dirigeants d’une entreprise manufacturière devraient s’assurer que le chargé de projet interne dispose des ressources et des pouvoirs nécessaires pour mener le projet à terme dans les meilleurs délais et avec les meilleurs résultats possibles.

Pour aider le chargé de projet à faire progresser le projet au sein de l’entreprise, il importe qu’un cadre de projet soit fixé avec les dirigeants. Ce cadre devrait inclure :

  • Les objectifs généraux
  • Les étapes
  • Les objectifs par étape
  • Le 80-20 (ce qui est inclus, ce qui est exclu), général et par étape
  • Les échéanciers

Les pouvoirs du chargé de projet et le cadre de travail ne sont pas les seuls éléments essentiels au succès du projet. Encore faut-il que l’entreprise s’y engage.

 

Engagement de l’entreprise dans le projet

De façon étonnante, la nomination d’un chargé de projet amène parfois l’entreprise à se décharger du projet. En effet, sachant qu’elle dispose d’une ressource interne voyant au bon déroulement du projet, l’entreprise peut avoir le réflexe de ne plus s’impliquer et attendre les résultats en fonction des échéanciers fixés. Mais ce désengagement nuit considérablement au projet puisque le chargé de projet se retrouve seul, sans direction pour l’appuyer et sans la collaboration de ses collègues. En effet, lorsque l’entreprise ne s’engage pas dans le projet de configurateur de produit, la participation à ce projet peut être perçue comme une surcharge de travail plutôt qu’une tâche inhérente au bon fonctionnement de l’entreprise. La direction de l’entreprise ne consacre plus suffisamment de temps pour le suivi de projet et les divers intervenants de l’entreprise ne participent au projet qu’en cas de force majeur.

Pour une progression plus rapide et plus structurée, la participation au projet devrait faire partie des tâches des différents intervenants de l’entreprise manufacturière, selon les besoins établis par la direction et le chargé de projet et selon les contraintes de disponibilité et de charge de travail de ces intervenants. Les tâches découlant du cadre de projet devrait faire partie de la définition de tâches des intervenants de l’entreprise. Les échéanciers et les attentes de la direction devraient être connus de l’ensemble des intervenants et l’entreprise devrait permettre à ses employés de consacrer le temps requis pour atteindre ces objectifs et répondre à ces attentes.

La direction de l’entreprise devrait garder en tête que le temps consacré par ses employés au projet sert à rentabiliser l’investissement lié au configurateur de produit. Ce temps n’est donc pas perdu par rapport aux tâches ordinaires puisqu’il sera regagné plus tard en efficacité accrue par le configurateur. Bien que la portion de temps consacrée au projet puisse perturber un peu le temps de travail habituel, ce temps est nécessaire pour mener à bien le projet et en faire une réussite.

 

En somme, le succès d’un projet de configurateur de produit dépend de plusieurs facteurs, dont la vision de l’entreprise et sa capacité à évaluer les gains que peut apporter ce projet. Mais ces facteurs les plus apparents ne doivent pas faire oublier l’importance de la progression quotidienne du projet. Cette progression passe par l’usage des pouvoirs associés aux responsabilités du projet et un engagement soutenu dans le projet.

Une alternative à l’achat de logiciel : la location!

septembre 15th, 2009 by Louis-Félix Bergeron

Obtenez tous les avantages des logiciels VizCo pour une fraction du prix.

 

Lorsqu’une entreprise souhaite se doter d’un logiciel important, le prix d’achat peut faire hésiter pour une foule de raisons. Il se peut que l’entreprise ne souhaite pas s’engager au point d’acheter le logiciel ou encore que l’achat représente beaucoup d’argent investi avant de voir un retour sur investissement. Il est possible également que le budget de l’entreprise ne permette tout simplement pas d’acheter un tel logiciel, malgré un besoin criant pour des outils informatiques.

Qu’à cela ne tienne, la location de logiciel devient une possibilité de plus en plus courante, surtout pour les logiciels de gestion d’entreprise. De la même façon qu’il est plus abordable pour un consommateur de louer sa voiture plutôt que de l’acheter, une entreprise peut faire de même avec son logiciel de gestion intégrée afin d’étaler de plus petits paiements sur une plus grande période tout en tirant profit des mêmes outils.

La location et son plus faible coût plus facile à absorber peuvent être un levier de croissance pour les entreprises ayant besoin d’un logiciel sans avoir les moyens d’en acheter un. Elles peuvent alors bénéficier des avantages des outils sans que leur prix ne soit un obstacle. La location d’un logiciel permet également à l’entreprise d’évaluer sa rentabilité immédiatement et représente moins de risques financiers. La décision de se doter d’un tel outil informatique devient alors plus facile à prendre.

L’achat ou la location peut avoir une incidence sur la forme de certains logiciels. Par exemple, certains éditeurs de logiciel offrent la location comme un moyen flexible de faire face à l’évolution d’un logiciel, puisque les locataires ont toujours droit à la dernière version du logiciel. En effet, l’achat d’un logiciel concerne habituellement une version spécifique de ce dernier, ce qui peut contribuer rapidement à sa désuétude et susciter le besoin d’investir à nouveau dans un logiciel plus récent. Certains logiciels loués peuvent également se présenter sous la forme de services accessibles par Internet. Il s’agit alors d’applications hébergées chez le fournisseur de service auxquelles l’usager se connecte à distance. La location peut alors comporter des contraintes de durée d’utilisation ou d’accessibilité.

Les logiciels VizCo ne présentent aucun de ces inconvénients. La location constitue seulement un mode de financement différent pour l’accès au logiciel. Pendant la période de location, les logiciels loués sont installés chez les locataires et ceux-ci jouissent des mêmes droits d’utilisation que les utilisateurs de logiciels achetés. De plus, les clients qui ont acheté leurs logiciels avec un plan de service ont droit aux dernières versions des logiciels VizCo, tout comme les locataires.

Bref, la flexibilité que procure la location de logiciel diminue les risques financiers associés à l’achat de solutions informatiques et réduit d’autant les raisons d’hésiter devant les gains que peuvent procurer les logiciels VizCo.